Guía rápida para Staffs

¡Bienvenido a ABA Matrix! A continuación, encontrará información básica que necesita para completar su trabajo como miembro del personal utilizando el programa.

Login

A continuación puede encontrar preguntas comunes acerca del proceso de login:

1. Cómo acceder al sistema

Primeramente, debe dirigirse a https://www.abamatrix.com para acceder a su cuenta con las credenciales proporcionadas por su agencia.

2. Qué hacer en caso de tener problemas para login

Si no logra acceder a su cuenta, puede remitirse a esta guía, que le mostrará los pasos a seguir:

Primero, intentemos recuperar su nombre de usuario para asegurarnos de que está utilizando las credenciales correctas (combinación de correo electrónico / nombre de usuario). Para ello consulta el siguiente enlace:

• Cómo recuperar tu nombre de usuario

En segundo lugar, intentemos restablecer su contraseña. Siga los pasos en los siguientes enlace:

• Obtener una nueva contraseña

Finalmente, cambiemos la contraseña por una de su elección. Siga los pasos que se muestran en los enlaces a continuación.

• Cómo cambiar su contraseña

Dashboard

Cómo configurar el dashboard

Una vez acceda al sistema, puede personalizar su dashboard de esta forma:

• Cómo configurar el dashboard

Calendar

1. Cómo hacer un ticket

Una vez acceda al sistema, si presenta algún problema o necesita ayuda para aclarar alguna duda, puede contactarnos a través del sistema de tickets. Esta es la forma más rápida y eficiente de comunicación:

• Cómo crear un ticket: pasos para acceder a la ayuda del sistema ABA Matrix

2. Cómo utilizar el calendario en el sistema

Una vez acceda al sistema, puede trabajar con el calendario de esta forma:

• Cómo utilizar el calendario desde una cuenta de administración

3. Cómo funciona la simbología de los eventos

En el sistema, cada evento tendrá un símbolo distintivo para diferenciarlos en el calendario. De igual manera, según el estado en el que se encuentre el evento tendrá un color diferente.

Para comprender mejor la dinámica de trabajo en el sistema, puede revisar esta guía, donde se muestra la simbología utilizada en el sistema:

• Simbología en ABA Matrix

Quality assurance

La función de Quality Assurance permite a las cuentas administrativas supervisar la presentación de notas de sesión, brindando la capacidad de revisar, rechazar y, opcionalmente, aprobar notas antes de que sean facturadas. Esto garantiza que todas las sesiones enviadas cumplan con las directrices y estándares de su agencia.

• Guía detallada para la funcionalidad de Quality Assurance

Configuración de la agencia

Puede personalizar el sistema para adaptarlo a las necesidades y dinámicas específicas de su agencia:

• Agency Settings
• Seguros con los que trabaja
• Formularios para supervisiones y evaluaciones de competencias
• Estructura de carpetas para los documentos de sus clientes y empleados
• Límites de programación

1. Cómo configurar un nuevo seguro

Cada vez que tenga un nuevo seguro, puede añadirlo a su agencia de la siguiente manera:

• Cómo configurar un nuevo seguro

2. Cómo configurar la estructura de carpetas de la agencia

Puede establecer una estructura de carpetas para su agencia basada en diferentes tipos de cuentas. Cada vez que se crea una cuenta nueva, la estructura de carpetas correspondiente aparecerá automáticamente en la pestaña de "Documentos" para esa cuenta.

• Cómo crear la estructura de carpetas de la agencia

También puede crear Documentos Requeridos de la siguiente manera:

• Cómo agregar documentos requeridos

3. Cómo configurar los formularios de su agencia

Personalice fácilmente los formularios para adaptarlos a las necesidades específicas de su agencia, incluyendo:

• RBT Supervision
• BCaBA Supervision
• Caregiver Competency Check
• RBT Competency Check
• Behavior Therapy Session

• Cómo configurar los forms para la agencia

Adapta el formulario de Behavior Therapy Session para alinearlo con las necesidades de tu agencia:

• Guía rápida para Administradores: Configura las notas para Behavior Treatment Session

4. Cómo configurar límites de programación para la agencia y personales

Puede gestionar los límites de programación diarios y semanales para su agencia, así como para clientes y terapeutas en particular, asegurando el cumplimiento de las normativas:

• Cómo configurar los límites de programación para toda la agencia y para cuentas individuales (límites de horas diarios, semanales y mensuales).

Bibliotecas personalizables de comportamientos y programas

En el sistema, tiene acceso a bibliotecas preelaboradas y también puede crear sus propias bibliotecas de agencia para adaptarlas a necesidades y flujos de trabajo específicos. Con esta función, puede mejorar la productividad, lo que lleva a una toma de decisiones más informada.

• Cómo usar las Bibliotecas de Comportamientos y Programas desde cuentas administrativas

  
  

Cómo configurar cuentas

1. Cómo configurar una cuenta de cliente

Aquí puede encontrar una guía sobre cómo configurar una cuenta de cliente:

• Cómo configurar una cuenta de cliente

Puede cambiar el seguro actual del cliente si es necesario. Seguir estos pasos garantizará que el nuevo seguro esté correctamente configurado y que todas las visitas futuras se facturen bajo el seguro actualizado:

• Cómo cambiar el seguro del cliente

2. Cómo configurar una cuenta de terapeuta

Aquí puede encontrar una guía sobre cómo configurar una cuenta de terapeuta:

• Cómo configurar una cuenta de terapeuta

3. Cómo configurar una cuenta de cuidador

Aquí puede encontrar una guía sobre cómo configurar una cuenta de cuidador:

• Cómo configurar una cuenta de cuidador

4. Cómo configurar una cuenta de staff

Aquí puede encontrar una guía sobre cómo configurar una cuenta de staff:

• Cómo configurar una cuenta de staff

Si lo necesita, puede cambiar los permisos y el acceso al sistema de las cuentas de administración de la siguiente manera:

• Cómo cambiar los permisos en las cuentas de administración

Cómo desactivar cuentas:

Aquí puede encontrar una guía sobre cómo desactivar un cliente:

• Cómo desactivar un cliente

Aquí puedes encontrar una guía sobre cómo desactivar un asistente:

• Cómo desactivar un asistente

Aquí puede encontrar una guía sobre cómo desactivar un analista:

• Cómo desactivar a un analista

Recapturar firmas en el sistema

Aquí puede encontrar una guía sobre cómo dar acceso para recuperar la firma del cuidador:

• Cómo dar permiso para recuperar la firma del Caregiver

Aquí puedes encontrar una guía sobre cómo dar acceso para recuperar la firma del asistente:

• Cómo dar permiso para volver a capturar la firma del asistente

Aquí puede encontrar una guía sobre cómo dar acceso para recuperar la firma del analista:

• Cómo dar permiso para volver a capturar la firma del analista

Colección de datos y gráficos

1. Cómo dar acceso para editar datos en el sistema

Desde el centro de recopilación de datos, podrá otorgar acceso a datos de sesiones anteriores de esta manera:

• Optimización del Acceso a Data Collection: Guía para el Personal de Administración

2. Cómo ver y editar gráficos

El Graph Hub le permite ver y personalizar fácilmente sus gráficos dentro del sistema.

• Guía para utilizar la herramienta Graph Hub en ABA Matrix

Supervision Monitoring Log

El Supervision Monitoring Log es una herramienta que el sistema genera automáticamente cada mes.

• Cómo funciona el Supervision Monitoring Log (Solo para Miembros de Staff)

Billing

1. Aquí puede encontrar una guía sobre cómo realizar la facturación de la agencia:

• Cómo ejecutar el billing

2. Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo archivar y desarchivar visitas en Billing:

• Cómo archivar y desarchivar visitas

3. Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo exportar análisis financieros:

• Acceda y exporte datos de análisis financiero paso a paso

Payroll

1. Aquí puede encontrar una guía sobre cómo llevar la nómina de la agencia:

• Cómo ejecutar un Payroll

2. Puedes revertir una nómina así:

• Cómo revertir un payroll

3. Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo agregar otros fees al perfil de un empleado:

• Cómo agregar Otros Fees

Reportes

El sistema tiene disponible además una serie de reportes que le pueden ser de utilidad:

• Qué reportes brinda ABA Matrix y cómo exportarlos