Guía rápida para Staffs

¡Bienvenido a ABA Matrix! Esta guía proporciona una visión general de las principales herramientas y funciones que utilizarás como miembro del personal administrativo. Está diseñada para ayudarte a gestionar de manera eficiente la configuración de la agencia, las cuentas, los flujos de trabajo y la supervisión.

ON THIS PAGE

1. Login

2. Calendario

3. Configuración de la agencia

4. Cómo configurar cuentas

5. Recapturar firmas en el sistema

6. Colección de datos y gráficos

7. Supervision Monitoring Log

8. Billing

9. Payroll

10. Reportes

1. Login

Para acceder al sistema, debe dirigirse a https://www.abamatrix.com e inicia sesión utilizando las credenciales proporcionadas por tu agencia.

Qué hacer en caso de tener problemas para login

Si no puedes iniciar sesión, sigue los pasos a continuación en orden. Esto ayuda a identificar si el problema es tu nombre de usuario, tu contraseña o ambos.

  1. Recuperar tu nombre de usuario: Comienza confirmando que estás usando el correo electrónico/nombre de usuario correcto. Usa el siguiente enlace para recuperarlo:
  1. Restablecer tu contraseña: Si el nombre de usuario es correcto pero aún no puedes acceder a tu cuenta, restablece tu contraseña aquí:
  1. Cambiar tu contraseña: Después de recuperar el acceso, actualiza tu contraseña a una que sea segura y fácil de recordar siguiendo estos pasos:

Enviar un ticket para preguntas o problemas del sistema

Si experimentas un problema o necesitas aclaración, el sistema de tickets es la forma más rápida de recibir soporte. Una vez que inicies sesión, puedes enviar un ticket directamente a través del sistema para que nuestro equipo pueda asistirte de manera eficiente.

2. Calendario

Tu calendario es el lugar principal donde revisas y gestionas sesiones, supervisiones y otros eventos clínicos o administrativos. Desde aquí, puedes ver horarios diarios, semanales y mensuales, abrir y editar eventos, y acceder a notas y datos relacionados. Comprender cómo funciona el calendario te ayuda a mantenerte organizado y garantiza que los servicios y actividades estén debidamente documentados en el sistema.

Cómo usar el calendario en el sistema

Puedes navegar por tu calendario para revisar eventos programados, ajustar las vistas y acceder a los detalles de los eventos según sea necesario.

Cada tipo de evento y status está representado por un símbolo y un color específicos. Este sistema visual te permite distinguir rápidamente entre sesiones regulares, supervisiones, reuniones, cancelaciones, elementos pendientes y eventos completados, facilitando la gestión de la carga de trabajo y el seguimiento de las acciones requeridas. Para comprender mejor los símbolos y colores utilizados en el calendario, consulta esta guía:

Cómo configurar tu Dashboard

Tu dashboard es un espacio personalizable donde puedes ver información clave de un vistazo, como notas pendientes, supervisiones, documentos y otros elementos importantes. Al configurar tu dashboard, puedes priorizar la información que sea más útil para tu trabajo diario e identificar rápidamente lo que requiere tu revisión. Para aprender cómo configurar y personalizar tu dashboard, consulta esta guía:

Cómo configurar tu Oversight

La herramienta Oversight es un espacio centralizado donde puedes visualizar y filtrar visitas con información detallada, incluyendo marcas de tiempo y otros detalles clave de las sesiones. Está diseñada para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la gestión de la agencia. En esta sección, puedes personalizar tus vistas, aplicar filtros avanzados, revisar y gestionar eficientemente los datos de las sesiones, y exportar la información a Excel para un análisis o reporte adicional.

3. Configuración de la agencia

Los administradores pueden configurar el sistema para alinearlo con las necesidades y políticas específicas de la agencia. Esto incluye gestionar configuraciones que afectan la documentación, la programación, la facturación y los flujos de trabajo.

Puedes gestionar:

  • Configuraciones y restricciones
  • Seguros con los que trabaja tu agencia
  • Formularios para supervisiones y evaluaciones de competencia
  • Estructuras de carpetas para documentos de clientes y empleados
  • Límites y restricciones de programación

Cómo configurar un nuevo seguro

Cada vez que tu agencia agregue un nuevo seguro, debe configurarse en el sistema para garantizar una facturación correcta.

Cómo configurar la estructura de carpetas de la agencia

La estructura de documentos y carpetas determina los documentos predeterminados que aparecerán automáticamente para cada tipo de cuenta (clientes, asistentes, analistas, personal). Esta configuración elimina la necesidad de crear documentos uno por uno cada vez que se agrega una nueva cuenta. En su lugar, el personal puede simplemente actualizar la información requerida y cargar los archivos necesarios. Contar con una estructura predefinida ayuda a mantener la organización, garantiza que no se omitan documentos obligatorios y respalda un proceso eficiente de incorporación y gestión del cumplimiento.

También puede crear Documentos Requeridos de la siguiente manera:

Cómo configurar los formularios de su agencia

Los formularios de la agencia determinan cómo los empleados completan cada evento en el sistema. Estos formularios definen qué información es requerida para diferentes tipos de servicios—como sesiones de tratamiento conductual, supervisiones y evaluaciones de competencia—y garantizan que la documentación se complete de manera consistente en toda la agencia. Los formularios configurados correctamente ayudan a estandarizar los flujos de trabajo, respaldan el cumplimiento y reducen errores de documentación al guiar al personal a través de cada campo requerido.

Puedes personalizar formularios de la agencia como:

Adapta el formulario de Behavior Therapy Session para alinearlo con las necesidades de tu agencia:

Cómo configurar límites de programación para la agencia y personales

Los límites de programación permiten a los administradores definir topes diarios, semanales y mensuales para la agencia, clientes específicos o miembros individuales del personal. Estos límites ayudan a gestionar la carga de trabajo, prevenir la sobreprogramación y garantizar el cumplimiento de las políticas internas y los requisitos de los pagadores.

Bibliotecas personalizables de comportamientos y programas

El sistema proporciona acceso a bibliotecas predefinidas de conductas y programas, así como la posibilidad de crear bibliotecas específicas de la agencia. Estas bibliotecas permiten a las agencias estandarizar el contenido clínico manteniendo al mismo tiempo la flexibilidad. Una gestión adecuada de las bibliotecas mejora la eficiencia, la consistencia y la toma de decisiones clínicas en los diferentes casos.

4. Cómo configurar cuentas

Los administradores gestionan todas las cuentas del sistema para garantizar el acceso y los permisos correctos.

Cómo configurar una cuenta de cliente

Las cuentas de clientes almacenan información clínica, de programación, facturación y documentación. Aquí puedes encontrar una guía sobre cómo configurar una cuenta de cliente

Los administradores pueden actualizar la información del seguro según sea necesario para garantizar que las visitas futuras se facturen correctamente.

Cómo configurar una cuenta de terapeuta

Las cuentas de terapeutas definen los roles de usuario, permisos y acceso a las funciones del sistema. Una configuración adecuada garantiza que el personal pueda realizar sus funciones sin acceder a herramientas administrativas restringidas. Aquí puedes encontrar una guía sobre cómo configurar una cuenta de terapeuta

  1. Cómo configurar una cuenta de cuidador

Las cuentas de cuidadores permiten el acceso a firmas y documentos como Assessment/Reassessments cuando corresponda. Estas cuentas respaldan la participación del cuidador y los flujos de trabajo de documentación. Aquí puedes encontrar una guía sobre cómo configurar una cuenta de cuidador

  1. Cómo configurar una cuenta de staff

Las cuentas administrativas y del personal controlan el acceso a herramientas a nivel de agencia. Los permisos pueden ajustarse para garantizar que el personal solo acceda a lo que sea relevante para su rol. Aquí puedes encontrar una guía sobre cómo configurar una cuenta de staff

Si lo necesita, puede cambiar los permisos y el acceso al sistema de las cuentas de administración de la siguiente manera:

Cómo desactivar cuentas:

Cuando un cliente o miembro del personal ya no está activo, las cuentas pueden desactivarse. La desactivación impide el acceso adicional al sistema mientras preserva los datos históricos para informes, auditorías y cumplimiento normativo.

5. Recapturar firmas en el sistema

Si una firma necesita ser corregida o recopilada nuevamente, los administradores pueden otorgar a los empleados permiso para volver a capturar firmas. Esto garantiza que la documentación se mantenga precisa sin reabrir permanentemente los registros de manera innecesaria.

  1. Aquí puede encontrar una guía sobre cómo dar acceso para recuperar la firma del cuidador:
  1. Aquí puedes encontrar una guía sobre cómo dar acceso para recuperar la firma del asistente:
  1. Aquí puede encontrar una guía sobre cómo dar acceso para recuperar la firma del analista:

6. Colección de datos y gráficos

Cómo dar acceso para editar datos en el sistema

Los administradores pueden controlar quién tiene permiso para editar datos pasados utilizando la herramienta Data Collection. Esto permite realizar correcciones masivas de datos sin necesidad de que el personal abra notas de sesión individuales.

Cómo ver y editar gráficos

El Graph Hub le permite ver y personalizar fácilmente sus gráficos dentro del sistema.

7. Supervision Monitoring Log

Los Supervision Monitoring Logs se generan automáticamente cada mes y resumen las horas de supervisión en toda la agencia. Estos registros ayudan a dar seguimiento al cumplimiento, monitorear los requisitos de supervisión y respaldar auditorías o revisiones internas.

8. Billing

Las herramientas de facturación permiten a los administradores generar información de reclamaciones, gestionar el estado de las visitas, archivar o desarchivar visitas y exportar análisis financieros. Estas funciones brindan una visión del desempeño financiero de la agencia y garantizan flujos de trabajo de facturación precisos.

ABA Matrix también ofrece una solución de facturación integrada diseñada para optimizar el proceso de facturación y reducir la carga administrativa. Si estás interesado en conocer más sobre esta opción o deseas información adicional, por favor contacta a nuestro equipo para recibir asistencia.

9. Payroll

Las herramientas de nómina permiten a los administradores procesar reportes de nómina, revertir la nómina cuando se necesiten correcciones y agregar cargos adicionales a los perfiles de los empleados. Una gestión adecuada de la nómina garantiza una compensación precisa y registros financieros claros.

ABA Matrix también admite integraciones de archivos de nómina con plataformas como Gusto y Paychex, lo que te permite generar reportes de nómina que pueden cargarse directamente en estos sistemas. Esto ayuda a optimizar el procesamiento de la nómina y reduce la necesidad de ingresar datos manualmente.

  • Si es necesario, puedes revertir una nómina de la siguiente manera:
  • Los administradores pueden actualizar las tarifas de pago de los empleados directamente en sus perfiles. Ajustar las tarifas garantiza que los cálculos de nómina reflejen los acuerdos de compensación actuales, cambios de rol o actualizaciones de tarifas.
  • Además de las tarifas de pago estándar, puedes gestionar otros cargos asociados a los empleados, como bonos o compensaciones adicionales. Estos cargos pueden agregarse al perfil del empleado para que se incluyan correctamente en los cálculos y reportes de nómina, garantizando registros de pago precisos y transparentes.

10. Reportes

El sistema incluye una amplia variedad de reportes para respaldar la supervisión operativa, el seguimiento del cumplimiento, la revisión de facturación y el análisis de desempeño. Los reportes ayudan a los administradores a tomar decisiones informadas y mantener la transparencia en las operaciones de la agencia.

Cómo crear Smart Forms

Los Smart Forms son una función de documentación diseñada para simplificar y estandarizar los reportes de la agencia. A diferencia de los documentos estáticos, los Smart Forms son dinámicos y extraen automáticamente información del cliente en tiempo real, como datos demográficos, detalles del seguro y códigos de diagnóstico, para reducir la entrada manual y los errores. Son flexibles, permitiendo que cada agencia controle qué formularios se utilizan y quién puede completarlos o firmarlos. Los Smart Forms también son interactivos, lo que permite al personal agregar notas, gráficos y tablas, mientras recopilan de forma segura firmas electrónicas de cuidadores, analistas y administradores directamente dentro del sistema para un cumplimiento completo.

  • Los Incident and Discharge Reports permiten a los administradores documentar formalmente eventos significativos y cambios en el estado del cliente dentro del sistema. Los reportes de incidentes se utilizan para registrar eventos inesperados o relevantes que ocurren durante los servicios, mientras que los reportes de alta se utilizan para documentar transferencias, retiros o la conclusión de los servicios del cliente. En conjunto, estos reportes respaldan un registro preciso, garantizan el cumplimiento de las políticas de la agencia y promueven una comunicación clara entre los equipos clínicos y administrativos.
  • El Caregiver Acknowledgment & Feedback está diseñado para recopilar comentarios estructurados de los cuidadores sobre su experiencia con los servicios de ABA, al mismo tiempo que funciona como una confirmación de los servicios prestados. Este formulario respalda el aseguramiento de calidad de la agencia, los estándares de cumplimiento y los requisitos de las fuentes de financiamiento. Puede enviarse de forma segura a los cuidadores por correo electrónico, permitiéndoles revisar, completar y firmar el formulario en línea. Las agencias pueden gestionar los envíos de manera eficiente y analizar las respuestas utilizando la función integrada AI Insights para identificar tendencias y mejorar la prestación de servicios.

¿Necesitas asistencia?

Si encuentras algún problema o tienes preguntas adicionales, por favor contacta a nuestro equipo de soporte a través del sistema de tickets. ¡Estamos aquí para ayudarte!

📞 Línea de Atención al Cliente: +1 (888) 383-4630

📧 Correo electrónico: support@abamatrix.com