Cómo gestionar los registros de monitoreo de supervisión de casos (para el personal administrativo)

Esta guía es esencial para el personal administrativo, ya que describe cómo gestionar los registros de supervisión del caso conforme a los estándares CASP. Explica cómo acceder, filtrar y monitorear los registros, asegurando la documentación precisa de todas las actividades directas e indirectas, y cómo personalizar requisitos de la agencia y dar seguimiento al cumplimiento para mantener una supervisión de alta calidad.

1. Acceso al registro de supervisión de casos

1. Para ver un registro de supervisión de casos:

1. Vaya a Supervision Logs desde el menú principal.
2. Seleccione la pestaña Case Supervision Log.

2. Al inicio de cada mes, el sistema genera automáticamente un nuevo registro de supervisión para cada cliente.

3. Para localizar el registro de supervisión de casos de un cliente específico, utilice el Panel de filtros para ajustar o personalizar los registros mostrados. Puede:

• Filtrar por nombre del cliente

  Filtrar por estado del registro

  • En progreso
  • Completado
• Filtrar por fecha de inicio y fin del registro de supervisión
• Elegir mostrar clientes inactivos
• Dividir registros por analista

4. Haz clic en el registro para abrirlo y ver sus detalles.

5. Dentro del registro de supervisión de casos, encontrará:

• Eventos de Supervisión de Casos Directa: El sistema incluye automáticamente todas las actividades calificadas de supervisión de casos directa programadas durante el mes, tales como:
  • Behavior Treatment Session with Protocol Modification
  • Sesiones de Assessment and Reassessment realizadas con los clientes
  • Supervisiones a RBT observadas con los clientes
  • Eventos específicos de supervisión de casos directa creados directamente desde el calendario

6. - Eventos de Supervisión de Casos Indirectos: Las horas de supervisión indirecta también aparecerán una vez que se programen en el calendario (por ejemplo, análisis de datos, documentación).

Obtén más información sobre la supervisión de casos indirectos en el paso 2.4 Seguimiento de Supervisión de Casos Indirectos.

7. - Horas de tratamiento directo: Se calculan automáticamente en función de todas las sesiones de tratamiento conductual registradas por protocolo durante el mes seleccionado.

8. - Total de Horas de Supervisión de Casos Directa: Muestra el número total de horas de supervisión directa.

9. - Porcentaje de Supervisión de Casos Directa: El sistema calcula este valor automáticamente utilizando los datos registrados.

El porcentaje de supervisión de casos directa se calcula de forma automática en función de las horas de supervisión directa completadas y las horas de tratamiento directo durante el mes.

Fórmula: Porcentaje de Supervisión de Casos Directa = (Total de Horas de Supervisión de Casos Directa ÷ Total de Horas de Tratamiento Directo) × 100

Ejemplo: Si un cliente recibió 40 horas de tratamiento directo y 4 horas de supervisión de casos directa, entonces DSP = (4 ÷ 40) × 100 = 10%. El porcentaje calculado (DSP) se muestra automáticamente dentro del registro.

2. Requisitos adicionales de la agencia

10. Cada agencia puede configurar parámetros específicos de supervisión de casos para cumplir con sus requisitos internos. Estos ajustes son aplicados automáticamente por el sistema, y cada registro de supervisión se evalúa en función de ellos para determinar el cumplimiento.

Para personalizar estos ajustes, vaya a: Agency → Settings → Supervision Log.

2.1 Porcentaje de Supervisión de Casos Directa

11. El estándar predeterminado de supervisión de casos directa está establecido en 10%, pero cada agencia puede configurar un umbral personalizado según sus necesidades.

12. El ajuste “Set Direct Case Supervision Log Minimum Percentage” puede modificarse para cumplir con los requisitos de la agencia, pero no puede deshabilitarse.

2.2 Direct Case Supervision proporcionado por el Lead Analyst

13. Las agencias pueden definir un porcentaje mínimo de horas de supervisión directa que debe ser completado por el analista principal.

Este es un requisito opcional que puede eliminarse si no es necesario.

14. Para habilitar, deshabilitar o modificar esta configuración, ajuste la opción “Set Case Supervision Log Minimum Lead Analyst Percentage”.

2.3 Seguimiento de Supervisión de Casos Directa (eventos específicos creados desde el calendario)

15. De forma predeterminada, además de los eventos de supervisión directa generados automáticamente, los analistas también pueden programar eventos adicionales de supervisión directa.

Para desactivar esta opción o personalizar la lista de tipos de eventos de Supervisión Directa disponibles, vaya a:

Scheduling → Allow to Schedule Direct Case Supervision Events

16. Pueden crear estos eventos adicionales de supervisión directa de casos desde el Calendario seleccionando:

• Case Supervision como tipo de evento.

• El cliente, la fecha y la hora (no se aplican restricciones de horario).

  El modo de supervisión de casos:

  • Direct

17. - El evento específico de supervisión directa seleccionado desde la lista desplegable, la cual incluye opciones como:

• Conduct direct observation of performance on treatment targets
• Monitor treatment integrity to ensure protocols are implemented appropriately
• Observe treatment implementation for potential program revision
• Review progress with the patient and family and revise the plan and/or goals based on that review

18. Se requerirá que agreguen una breve nota describiendo la actividad.

19. Este evento funciona como cualquier otra entrada del calendario:

• Puede editarse (hora, fecha y nota)
• Puede cancelarse
• O eliminarse

20. Cuando el evento es firmado y enviado, el sistema lo marca como completado y registra automáticamente el tiempo correspondiente en el Registro Mensual de Supervisión de Casos (Monthly Case Supervision Log).

Estos eventos específicos de supervisión directa de casos contarán para cumplir con el porcentaje mínimo requerido en el registro.

2.4 Seguimiento de la supervisión indirecta de casos

21. De forma predeterminada, además de los eventos de supervisión de casos directa que se agregan automáticamente, los analistas podrán programar eventos adicionales de supervisión indirecta de casos.

Para desactivar esta opción o personalizar la lista de tipos de eventos de supervisión indirecta disponibles, vaya a:

Scheduling → Allow to Schedule Indirect Case Supervision Events

22. Pueden crear eventos adicionales de supervisión indirecta de casos desde el Calendario seleccionando:

• Case Supervision como tipo de evento.

• El cliente, la fecha y la hora (no se aplican restricciones de horario).

  El modo de supervisión de casos:

  • Indirect

23. - El evento específico de supervisión indirecta seleccionado desde la lista desplegable, que incluye opciones como:

• Develop the treatment plan
• Develop treatment goals, protocols, and data collection systems
• Select treatment targets in collaboration with family members and other stakeholders
• Write protocols for treating and measuring all treatment targets
• Develop treatment fidelity measures
• Summarize and analyze data
• Review patient data and evaluate patient progress
• Adjust protocols based on data
• Coordinate care with other professionals
• Direct and guide the implementation of a crisis intervention
• Report progress toward goals
• Develop and oversee a transition or discharge plan
• Review patient progress with staff (without the patient present) to refine treatment protocols
• Direct staff in the implementation of new or revised protocols (without the patient present)

24. Se requerirá que agreguen una breve nota describiendo la actividad.

25. Este evento funciona como cualquier otra entrada del calendario:

• Puede editarse (hora, fecha y nota)
• Puede cancelarse
• O eliminarse

26. Cuando el evento es firmado y enviado, el sistema lo marca como completado y registra automáticamente el tiempo correspondiente en el Registro Mensual de Supervisión de Casos.

3. Monitoring Log Compliance

27. Cada registro de supervisión de casos tiene dos tipos de estados:

Según las fechas:

• En progreso: el registro del mes actual aún se encuentra dentro de su período activo.
• Completado: el mes ha finalizado y el registro se da por cerrado.

Según los requisitos:

El sistema evalúa automáticamente si el registro cumple con los criterios de supervisión definidos por la agencia:

• Cumple: se han satisfecho todos los requisitos definidos por la agencia (por ejemplo, porcentaje mínimo o supervisión directa).
• No cumple: uno o más requisitos están por debajo de los umbrales establecidos por la agencia.

Si un registro se marca como No cumple, el sistema resaltará las áreas que requieren tiempo adicional de supervisión u otras acciones correctivas.

3.1 Agregar notas al registro de supervisión de casos

28. Para agregar una nota a un registro de supervisión de casos:

1. Localice el registro y haga clic en el icono de tres puntos (︙) en el lado derecho.
2. Seleccione Create Note.
3. Ingrese sus comentarios o detalles relevantes en el campo de nota.
4. Haga clic en Save para agregar la nota al registro.

29. Para acceder o editar una nota existente, puede:

• Hacer clic en el icono de nota directamente en la fila del registro,

  o

• Hacer clic en el icono de tres puntos (︙) y seleccionar Edit Note.

3.2 Descargar los reportes

30. Para descargar un informe de registro de supervisión de casos:

1. Localice el registro de supervisión de casos deseado.
2. Haga clic en el icono de tres puntos (︙) en el lado derecho.
3. Seleccione Download.

31. El archivo descargado incluye:

• Todos los eventos de supervisión directa e indirecta registrados
• Los porcentajes de supervisión directa calculados
• Indicadores del estado de cumplimiento de los requisitos de la agencia (Cumple / No cumple)
• Todas las notas y firmas digitales