Cómo ejecutar un Payroll (para personal administrativo)

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo configurar y ejecutar una nómina. Cubre la filtración de sesiones, el pago de sesiones, fees adicionales, horas extra y ajustes. También incluye información sobre cómo generar un informe de nómina y acceder al historial de pagos. Esta guía es esencial para cualquier persona que necesite gestionar la nómina de su organización de manera eficiente.

1. Configurar un payroll

1. Para configurar y ejecutar un payroll, desde una cuenta de administración vaya a la vista de Payroll:

2. Por defecto, todas las visitas estarán marcadas para ejecutarse en el payroll. Si no desea pagar una sesión específica, solo tiene que desmarcarla. Además, tendrá la opción de desmarcar todas las sesiones:

*Componentes del Payroll: Pago por Sesiones

3. Todas las sesiones programadas en el sistema que cumplan con las condiciones de payroll establecidas por la agencia estarán disponibles para su procesamiento en payroll. Para cada sesión, se muestran los siguientes detalles:

• Type of Visit: Esto incluye:
  • Behavior Treatment Sessions
  • Family Training
  • Assessments / Reassessments
  • Driving Time
• Completion Date: Fecha en la que la visita se volvió elegible para nómina.
• Visit Date: Fecha programada de la sesión.
• Client Name
• Procedure Code
• Pay Rate ($): Tarifa asignada al empleado para ese procedimiento y cliente específico.
• Duration / Miles: Duración de la sesión o distancia recorrida (para eventos de traslado basados en millaje).
• Units
• Amount Owed ($): Calculado por el sistema según la tarifa de pago configurada.

• Paid by Insurance

  Billing Status:

  • Billed: La sesión ya ha sido facturada, ya sea de forma manual o mediante la integración.
  • Not Billed: La sesión aún está pendiente y aparece en la sección de Visitas Pendientes.

• Cómo funciona la función de tiempo de traslado (drive time)

Componentes de Payroll: Pago de Otras Tarifas

4. Además de las visitas programadas en el sistema, es posible pagar tarifas adicionales, como capacitaciones, reuniones, entre otras. Estas tarifas deben ingresarse manualmente para garantizar que se incluyan en los cálculos de payroll.

5. Para agregar tarifas adicionales a un empleado:

• Ingrese al perfil del empleado.
• Navegue hasta la sección Other Fees.
• Haga clic en Add New Fee.
• Seleccione la fecha en la que desea que se pague la tarifa.
• Ingrese el monto y una descripción de la tarifa adicional.
• Haga clic en Save.

Para que esta tarifa se incluya en una nómina, asegúrese de que la fecha asignada a la tarifa adicional esté dentro del período correspondiente de payroll.

Componentes de Payroll: Pago de Horas Extra

6. Las horas extra se calculan de forma semanal, desde el domingo hasta el sábado. Para cada semana, se mostrará el total de horas extra trabajadas y el monto correspondiente a pagar por dichas horas.

Componentes de Payroll: Pago de Ajustes por Cambios Retroactivos en la Tarifa de Pago

7. Los ajustes se generan automáticamente cuando se actualiza la tarifa de pago de un empleado con una fecha de entrada en vigor retroactiva. Si las sesiones ya fueron pagadas con la tarifa anterior (incorrecta), el sistema identifica la diferencia y genera un ajuste para corregir la compensación total del empleado.

Cuando esto ocurre:

• El sistema compara la tarifa de pago original utilizada para procesar sesiones anteriores con la nueva tarifa que entró en vigor de forma retroactiva.
• Calcula la diferencia de pago para cada sesión afectada.
• Este ajuste se agrega automáticamente a la sección Ajustes, a fin de garantizar un pago exacto.
• En los detalles de payroll podrá visualizar tanto el cambio de tarifa que generó el ajuste como el total ajustado por cada visita.

• Cómo editar o establecer la tarifa de pago de un empleado

1.1. Filtro

8. Puedes usar la opción de filtro para ayudarte a seleccionar las sesiones que deseas pagar. Puedes filtrar por cliente, terapeuta, seguro, procedimiento y/o fecha.

9. El sistema está configurado para mostrar únicamente las sesiones que han sido transmitidas al seguro (marcadas como "Facturadas"). Esta configuración predeterminada le permite enfocarse en las visitas que ya han sido enviadas para su procesamiento de pago.

Para fines de nómina:

• Solo las sesiones facturadas se muestran por defecto.
• Para visualizar sesiones no facturadas, simplemente desmarque la opción de filtro "Solo sesiones facturadas".

Esto le brinda control sobre las visitas que desea incluir en su revisión de payroll, mientras se mantiene la integridad de los datos mediante la visualización predeterminada de sesiones facturadas únicamente.

10. Los usuarios también tienen la opción de filtrar y visualizar únicamente las sesiones que han sido pagadas por el seguro.

• Este filtro es útil para hacer seguimiento a los pagos recibidos y para identificar reclamaciones pendientes.

11. Estos filtros permiten gestionar nóminas basadas en pagos de seguros y garantizar precisión financiera, optimizando el flujo de efectivo y la trazabilidad.

1.2. Procesar el Payroll

12. Una vez hayas seleccionado las sesiones que deseas pagar, simplemente debes hacer clic en Run Payroll:

* Mostrar la Fecha de Pago y la Fecha de Nómina en el payroll report

13. En sus Agency Settings, puede habilitar la opción: "Show Pay Date and Payroll Date on payroll report". Si habilita esta configuración, podrá establecer la fecha de pago al generar el informe de nómina.

✓ Cuando está activada, esta configuración le permite establecer fechas de pago personalizadas.

14. Cuando la configuración "Mostrar Fecha de Pago y Fecha de Nómina en el informe de nómina" está habilitada, durante el procesamiento de la nómina, podrá:

• Establecer una fecha de pago personalizada (cuando el personal recibe los fondos).
• Definir el período de pago (fechas cubiertas por la nómina).

✓ Estos campos se mostrarán en todos los informes de nómina generados.

1.3. Informe de Payroll

15. Se generará un Payroll Report, el cual se descargará automáticamente a tu computadora. La primera página contendrá información general de la nómina:

16. Además, habrá una página más detallada para cada terapeuta.

2. Historial

17. En la sección Historial del módulo de Payroll, puede visualizar un registro completo de todas los payrolls procesadas por su agencia. Esta sección proporciona transparencia y facilita el seguimiento de cada ciclo de payroll, incluyendo:

• Número de referencia
• Fecha y hora en que se procesó el payroll
• Visitas pagadas incluidas en ese ciclo
• Total de unidades calculadas
• Monto total pagado

2.1 Cómo descargar el informe de historial de Payroll en Excel

18. Desde la vista de Historial, puede descargar informes detallados de nómina que resumen la totalidad del procesamiento.

19. Localice el Payroll Entry

20. En el lado derecho de la entrada del Payroll seleccionado, busca el ícono de tres puntos (⋮).

21. Desde esta sección, puede descargar un informe en PDF o un informe en Excel.

22. Esta hoja proporciona una vista general de los datos de Payroll por empleado.

23. Esta hoja contiene una pestaña de detalles con un desglose de cada instancia de servicio incluida en el Payroll.

2.2 Revertir un Payroll

24. También tiene la posibilidad de revertir la última nómina procesada, pero solo se puede revertir la nómina más reciente, en caso de ser necesario.

3. Registros de pago

25. Cada empleado tendrá acceso a su historial de pagos, solo tienen que seguir estos pasos:

1. Iniciar sesión
2. Ir a Mi perfil

26. 3. Seleccione la pestaña Payment Records

4. Visualice su historial completo de pagos y descargue los informes necesarios
5. Haga clic en Download Pay Records