Cómo ejecutar un Payroll

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo configurar y ejecutar una nómina. Cubre la filtración de sesiones, el pago de sesiones, fees adicionales, horas extra y ajustes. También incluye información sobre cómo generar un informe de nómina y acceder al historial de pagos. Esta guía es esencial para cualquier persona que necesite gestionar la nómina de su organización de manera eficiente.

1. Configurar un payroll

1. Para configurar y ejecutar un payroll, desde una cuenta de administración vaya a la vista de Payroll:

2. Por defecto, todas las visitas estarán marcadas para ejecutarse en el payroll. Si no desea pagar una sesión específica, solo tiene que desmarcarla. Además, tendrá la opción de desmarcar todas las sesiones:

*Componentes del Payroll

3. Puede pagar sesiones:

Todas las sesiones programadas en el sistema que cumplan con las condiciones de nómina estarán disponibles para su procesamiento. El sistema utiliza la tarifa establecida para cada terapeuta (por código y cliente) para calcular cuánto se les debe por cada sesión.

4. Puede pagar otros Fees adicionales:

Además de las visitas programadas en el sistema, puede pagar fees adicionales como entrenamientos, reuniones, etc. Estos fees deben ingresarse manualmente para asegurarse de que se incluyan en los cálculos de nómina.

5. Para agregar otros fees, simplemente vaya al perfil del empleado, navegue hasta "Other Fees" y añada uno nuevo. Seleccione la fecha en la que desea pagarlos, ingrese el monto y una descripción del cargo adicional, luego haga clic en guardar.

*Para incluir este cargo en la nómina, asegúrese de que la fecha que establezca para el cargo adicional esté dentro del período de nómina.

6. También puede pagar Horas Extra (Overtime):

Las horas extra se calculan semanalmente, desde el domingo hasta el sábado. Para cada semana, verá el total de horas extra trabajadas y el monto a pagar por esas horas extra.

7. Ajustes

Los ajustes se generan cuando se cambia la tasa de pago de un empleado con una fecha efectiva en el pasado. Si hay visitas que se pagaron a una tasa incorrecta debido al cambio retrospectivo de la tasa de pago, el sistema calculará la diferencia. Podrá ver el cambio de tasa que causó el ajuste y el monto ajustado de las visitas afectadas. El sistema calcula automáticamente esta diferencia y la incluye en la nómina como un ajuste para garantizar una compensación precisa.

1.1. Filtro

8. Puedes usar la opción de filtro para ayudarte a seleccionar las sesiones que deseas pagar. Puedes filtrar por cliente, terapeuta, seguro, procedimiento y/o fecha.

9. Por defecto, en la nómina solo estarán disponibles las visitas que ya han sido facturadas, pero puedes incluir las que no han sido facturadas desde este filtro desmarcando la casilla Only Billed Sessions.

1.2. Procesar el Payroll

10. Una vez hayas seleccionado las sesiones que deseas pagar, simplemente debes hacer clic en Run Payroll:

1.3. Informe de Payroll

11. Se generará un Payroll Report, el cual se descargará automáticamente a tu computadora. La primera página contendrá información general de la nómina:

12. Además, habrá una página más detallada para cada terapeuta.

2. Historial

13. En History puedes ver un registro de todas las nóminas que has ejecutado en la agencia. Desde esta vista puedes descargar el informe y los registros de pago, así como revertir la última nómina.

3. Registros de pago

14. Cada empleado tendrá acceso a su historial de pagos, solo tienen que seguir estos pasos:

1. Iniciar sesión
2. Ir a Mi perfil
3. Seleccionar la pestaña Registros de pago
4. Luego podrán revisar el historial y descargar el informe que deseen