Cómo gestionar los registros de monitoreo de supervisión de RBT y BCaBA (para personal administrativo)

Este guía es esencial para el personal administrativo que gestiona los registros de supervisión de RBT y BCaBA, asegurando el cumplimiento de los requisitos normativos y de certificación. Proporciona herramientas automatizadas para el seguimiento y cálculo de supervisión, así como opciones de filtrado y gestión de registros que facilitan la organización y el análisis. Además, incluye funciones para documentar observaciones y ajustar semanas de supervisión, garantizando un control efectivo sobre el cumplimiento y la calidad del servicio.

El Supervision Monitoring Log es una herramienta generada automáticamente por el sistema cada mes. Esta es una herramienta esencial para mantener el cumplimiento de los requisitos de supervisión. Realiza el seguimiento y cálculo automático de los porcentajes de supervisión, verifica requisitos adicionales de la agencia y aplica restricciones en caso de que no se cumplan los criterios establecidos. Esto garantiza que los RBTs y BCaBAs reciban la supervisión necesaria para mantener altos estándares de servicio y cumplir con los requisitos de certificación y las políticas de la agencia.

1. Acceder al menú "Supervision Monitoring Logs"

1. Desde su cuenta, podrá encontrar los RBT y BCaBA Supervision Monitoring Logs correspondientes a todos sus clientes. Ambos registros funcionan de la misma manera.

2. Puede filtrar por Assistant o BCaBA, por estatus o por fecha. Asimismo, puede dividir los registros utilizando las opciones Split by Analyst y Split by Client. También es posible activar la casilla correspondiente para mostrar asistentes o BCaBAs inactivos.

2. Cómo se calcula el Porciento de Supervisión

Cálculo del Porcentaje de Supervisión

  • Total de Horas Programadas: El registro suma todas las horas programadas por el RBT o el BCaBA durante el mes correspondiente.
  • Total de Horas de Supervisión Completadas: El registro suma todas las horas de supervisión completadas en el mismo mes.
  • Cálculo del Porcentaje: El registro calcula el porcentaje de supervisión (SP) utilizando la siguiente fórmula:

SP = (Total de Horas de Supervisión / Total de Horas Programadas) × 100  

Ejemplo: Si un RBT programó 100 horas y completó 6 horas de supervisión, el porcentaje de supervisión sería: (6/100) × 100 = 6%.

Requisitos Adicionales de la Agencia

Además del requisito del 5% de supervisión, la agencia puede tener requisitos adicionales, como un número mínimo de supervisiones presenciales o un número mínimo de supervisiones individuales.

  • El registro toma en cuenta estos requisitos adicionales y marca si han sido cumplidos. En caso de no cumplirse, el sistema lo señalará dentro del reporte.

3. Dentro de las configuraciones de la agencia, existen diversas opciones orientadas a garantizar el cumplimiento normativo y la supervisión adecuada de los BCaBAs y RBTs en sus Supervision Logs.

4. Para los BCaBAs, estas configuraciones incluyen criterios como el número mínimo de supervisiones presenciales, requisitos de sesiones individuales, sesiones observadas con clientes, umbrales de porcentaje, cantidad de sesiones en tiempo real y porcentajes específicos de horas de supervisión realizadas con clientes.

Adicionalmente, existen restricciones relacionadas con la creación y el envío de sesiones tanto por parte de los analistas como de los propios BCaBAs.

5. De manera similar, los Supervision Logs de RBT contemplan requisitos mínimos relacionados con supervisiones presenciales, sesiones individuales, sesiones observadas con clientes y cantidad de sesiones en tiempo real, así como porcentajes específicos de horas de supervisión observadas con clientes.

Asimismo, los registros detallan las restricciones aplicables a la creación y envío de sesiones tanto por parte de los RBTs como de los analistas.

6. Adicionalmente, existe una opción denominada Supervision Log Verbose Format, la cual incrementa el nivel de detalle y claridad en el registro de estas actividades críticas de supervisión, facilitando su análisis y seguimiento.

3. Cumplimiento del Monitoring Log

7. Se manejan dos tipos de estatus:

  1. Basado en las fechas:
    • In Progress (cuando el registro se encuentra dentro del período de tiempo del Log).
    • Completed (cuando ya ha transcurrido la fecha de finalización del Log).

8. 2. Basado en los requisitos: De acuerdo con las restricciones configuradas por la agencia, el sistema clasificará automáticamente cada registro como:

  • “Not Met” (cuando uno o más requisitos no han sido cumplidos), o
  • “Met” (cuando todos los requisitos establecidos por la agencia han sido satisfechos).

9. Si accede a cada registro, podrá visualizar de manera detallada cuáles restricciones específicas han sido cumplidas y cuáles permanecen pendientes o no satisfechas.

4. Interpretación y Gestión de los Registros del Supervision Log

  • Requisitos Cumplidos (Met Requirements): Si el porcentaje de supervisión es igual o superior al 5% y se cumplen los demás requisitos específicos configurados por la agencia, el registro indicará que los criterios de supervisión han sido satisfechos.
  • Requisitos No Cumplidos (No met Requirements): Si el porcentaje de supervisión es inferior al 5% o algún requisito adicional no ha sido cumplido, el registro resaltará las áreas que requieren atención o corrección.

4.1 Opciones de Filtro en el RBT Supervision Log

10. Utilice el panel de filtros para delimitar o personalizar los registros de supervisión que desea visualizar.

  • Select Assistant(s): Permite filtrar por uno o varios RBTs.
  • Select Status: Permite filtrar por estatus de supervisión (por ejemplo, In Progress Met, In Progress Not Met, Completed).
  • Show Inactive Assistants: Incluye los registros de RBTs inactivos.
  • Start Date / End Date: Permite establecer un rango de fechas para el Supervision Log.
  • Split by Analyst: Muestra la información de supervisión agrupada por analista.
  • Split by Client: Muestra la información de supervisión agrupada por cliente.
  • Apply Filter: Aplica los criterios seleccionados.
  • Clear Filter: Restablece los filtros y permite visualizar todos los registros.

4.2 Apply Met Restriction

Habilitada por defecto, la opción Apply Met Restriction garantiza que el sistema verifique cada Supervision Log para validar el cumplimiento y aplique las reglas configuradas por la agencia cuando sea necesario; por ejemplo, impidiendo que analistas o asistentes creen o envíen sesiones, o que los BCaBAs envíen sesiones, cuando el registro de supervisión del mes anterior se encuentre en estado Not Met.

Si esta opción se desactiva, el registro continuará mostrándose como Not Met; sin embargo, los terapistas involucrados conservarán la capacidad de crear y enviar sesiones, lo que brinda mayor flexibilidad operativa mientras se mantiene un seguimiento preciso del cumplimiento de supervisión.

11. - Ubique el RBT Supervision Log.

  • Haga clic en el ícono de tres puntos (︙) ubicado a la derecha.
  • Seleccione la opción “Apply Met Restriction”.

4.3 Crear una Nota

La función Create Note permite documentar observaciones importantes, comentarios o cualquier información adicional directamente dentro del registro de supervisión.

Esta herramienta resulta especialmente útil para mantener un registro detallado de las actividades de supervisión, añadir contexto a sesiones específicas o registrar aclaraciones que respalden el cumplimiento normativo y los procesos de reporte.

Al utilizar Create Note, toda la información relacionada permanece organizada en un solo lugar y fácilmente accesible para futuras revisiones.

12. Puede crear una nota siguiendo estos pasos:

  • Ubique el RBT Supervision Log.
  • Haga clic en el ícono de tres puntos (︙) ubicado a la derecha.
  • Seleccione la opción Create Note.

13. Teclee el contenido de la nota y haga clic en Save

14. En la lista de Supervision Monitoring Logs, es posible identificar qué registros contienen una nota. Al abrir el registro correspondiente, se podrá visualizar el contenido de la nota en detalle.

4.4 Asignar semanas

La función Assign Weeks permite seleccionar o ajustar manualmente las semanas de supervisión que serán contabilizadas para el cumplimiento de objetivos.

Esta opción resulta especialmente útil cuando los cálculos automáticos requieren correcciones; por ejemplo, si una semana no debe ser supervisada por un analista específico o si se necesitan ajustes por razones de cumplimiento normativo.

Al utilizar Assign Weeks, la agencia puede garantizar que los períodos de supervisión se mantengan precisos y alineados con los requisitos regulatorios o internos, brindando control total sobre qué semanas se incluyen en el cálculo de metas.

15. Puede asignar semanas siguiendo estos pasos:

  • Ubique el RBT Supervision Log.
  • Haga clic en el ícono de tres puntos (︙) ubicado a la derecha.
  • Seleccione la opción Assign Weeks.
  • Desmarque las semanas que desea desasignar.

4.5 Descargar los reportes

16. Puede descargar los reportes siguiendo estos pasos:

  • Ubique el RBT Supervision Log que desea descargar.
  • Haga clic en el ícono de tres puntos (︙).
  • Seleccione la opción Download.

17. Posteriormente, se generará el registro incluyendo todas las firmas correspondientes.

4.6 Eliminar un reprote

18. Puede eliminar un registro siguiendo estos pasos:

  • Ubique el RBT Supervision Log que desea eliminar.
  • Haga clic en el ícono de tres puntos (︙).
  • Seleccione la opción Delete.

  • Aparecerá una ventana de confirmación con el siguiente mensaje:

    “You are about to delete the RBT Supervision Monitoring Log for this case. This action will remove all associated case records for this supervision log. Are you sure you want to proceed?”

  • Haga clic en Confirm para eliminarlo permanentemente o en Cancel para detener la acción.

Esta acción es permanente y no puede deshacerse. Al eliminar el RBT Supervision Monitoring Log de este caso, se eliminarán de forma definitiva todos los registros asociados vinculados a este registro de supervisión.