Cómo configurar un nuevo seguro

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo configurar un nuevo seguro. Explica las diferentes secciones de la gestión de seguros, como seguros activos, borradores e inactivos. La guía también cubre cómo agregar un nuevo seguro, seleccionar el proveedor de servicios, elegir procedimientos, configurar servicios para cada código y revisar la configuración. Además, proporciona información sobre cómo activar y editar seguros.

1. Para configurar un nuevo seguro haga clic en "Agency"

2. Haga clic en Insurances

Comprender las secciones de la herramienta Insurance

3. Nuestro sistema le permite administrar proveedores de seguros de manera efectiva organizándolos en tres secciones principales: Active Insurances, Draft, e Inactive Insurances.

• Active Insurances:

  Esta sección enumera todos los seguros que utiliza actualmente su agencia. Una vez que un seguro se mueve a esta sección, queda disponible para programar visitas. Si bien puede continuar realizando ciertas modificaciones, como agregar modificadores a los códigos de procedimiento, no se pueden realizar cambios importantes una vez que el seguro está vinculado a una visita programada.

• Draft:

  La sección Daft es donde configuras nuevos seguros. Puede agregar y ajustar detalles libremente aquí hasta que se complete la configuración del seguro. Una vez completamente configurado y aprobado, puede mover el seguro a la sección Activo.

• Inactive Insurances:

  Esta sección contiene seguros que ya no están en uso. Puede mover seguros aquí si ya no son necesarios. Mientras están inactivos, no se pueden asignar a ningún cliente nuevo.

Adicionar un nuevo Insurance

4. Para agregar un nuevo insurance haga clic en este icono.

Paso 1: Selecciona el Insurance

5. Puede buscar el Insurance por payer ID. También puede agregar una descripción para proporcionar contexto adicional o detalles sobre el seguro.

6. Si no encuentra el seguro con el payer IDespecífico, puede agregarlo manualmente ingresando los detalles necesarios.

Simplemente, seleccione "Other", agregue el nombre del seguro, la identificación del pagador y la descripción.

7. Una vez que tengas el seguro, haz clic en "NEXT"

Paso 2: Revise la Información del Billing Provider

8. En la sección Billing Provider, por favor revise y, si es necesario, modifique los campos para asegurarse de que contienen detalles precisos sobre el proveedor de facturación. Esto incluye:

• Provider Name: Nombre del proveedor de facturación.
• Billing Provider EIN: Número de Identificación del Empleador del proveedor.
• NPI (National Provider Identifier): Número único de identificación del proveedor.
• Address: Dirección completa, incluyendo ciudad, estado y código postal.
• Phone Number: Número de contacto del proveedor de facturación.
• Billing Provider Taxonomy: Verifique que el código de taxonomía coincida con la clasificación del proveedor.

Después de confirmar que toda la información es precisa y está actualizada, haga clic en Next para proceder a la tercera sección.

Paso 3: Seleccione el Rendering Provider para los Claims

9. Decida qué información debe enviarse en la sección rendering provider del claim. Puedes elegir entre:

• NPI del rendering provider que realizó la visita
• NPI del Lead Analyst del caso
• Dejarlo en blanco

10. Para asignar un Analista Principal del Caso, dirígete al perfil del cliente, navega a la sección de Seguro, selecciona el seguro y elige al Analista Principal del Caso.

Paso 4: Supervising Provider

11. Para responder a la pregunta "Do you want to include the case supervising provider in the claims?", siga estos pasos:

1. Si desea incluir la información del proveedor supervisor del caso en las reclamaciones, seleccione Yes y haga clic en Next para continuar.
2. Si no desea incluir al proveedor supervisor del caso, seleccione No y luego haga clic en Next para continuar.

12. Para seleccionar al proveedor supervisor, vaya al perfil del cliente, navegue a la sección de Insurance, seleccione el seguro y elija al proveedor.

Paso 5: Seleccione los Procedimientos

13. Elija los procedimientos o combinaciones de procedimientos y modificadores para los que haya recibido autorizaciones previas. Por defecto, nuestro sistema incluye:

• 97153 - Behavior treatment by protocol
• 97155 - Behavior treatment with protocol modification
• 97156 - Family training
• 97151 - Behavior identification - assessment

14. Puede agregar manualmente más procedimientos según sea necesario. Simplemente, haga clic "Add Procedure"

15. Ingrese el procedimiento y la descripción, y haga clic en Add

16. Haga clic "NEXT"

Paso 6: Configurar los servicios asignados a cada código

17. Debe asignar servicios específicos a cada código de procedimiento, asegurándose de que sus procesos de programación y facturación se alineen con los servicios que ofrece su agencia.

Le daremos algunas sugerencias, pero puede editar esos campos y agregar nuevos eventos haciendo clic en "Add Event"

18. Para agregar eventos, haga clic en "Add Event"

19. Seleccione el Servicio para Cada Código

Para cada código de trámite, es necesario asignar un servicio correspondiente. Este servicio es el que aparecerá en el calendario al programar visitas, como:

• Behavior Treatment Session: Normalmente asociado con el código de procedimiento 97153.
• Family Training: A menudo vinculado al código del procedimiento 97156.
• Behavior Assessment Session: Generalmente vinculado al código de procedimiento 97151.
• Behavior Reassessment Session: Se puede vincular con códigos utilizados para reevaluaciones.

20. Asignar el rol de proveedor

Luego de seleccionar el servicio, asignarás qué tipo de proveedor puede programar este evento. Este paso es crucial para garantizar que solo el empleado adecuado pueda reservar tipos específicos de sesiones. Puedes elegir entre:

• Behavior Technician: Normalmente, programa sesiones como Behavior Treatment.
• BCaBA: Puede programar sesiones como Supervision o Behavior Reassessment.
• Lead Analyst: Normalmente, tiene la capacidad de programar cualquier tipo de sesión, incluidos assessments y supervisions.

Esta asignación basada en roles garantiza que cada servicio esté vinculado al proveedor adecuado, manteniendo el cumplimiento y el flujo de trabajo organizacional.

21. Ingrese el Rate por 15 Minutos

Para cada servicio vinculado a un procedure code, debe ingresar la tarifa por 15 minutos. Esto es crucial para una facturación precisa y garantiza que las tarifas se alineen con los contratos y acuerdos de su agencia con los pagadores.

22. Para agregar eventos, haga clic en "Add Event"

23. Agregar modificadores

Los modificadores se utilizan para proporcionar detalles o condiciones adicionales relacionadas con el servicio prestado. Puede agregar modificadores a los códigos de procedimiento según los requisitos específicos del pagador del seguro. Agregar modificadores garantiza que sus reclamos se procesen correctamente y que reciba un reembolso preciso.

24. Haz clic en "NEXT" para editar el resto de códigos y sigue los mismos pasos.

Paso 7: Revisar

25. Una vez que haya configurado todos los detalles necesarios, haga clic en "SUBMIT".

26. El seguro permanecerá en la sección Borrador donde podrás continuar editándolo según sea necesario.

27. Puede editar la información en todos los pasos, excepto el nombre del seguro y el Payer ID.

3. Activando el Seguro

28. Una vez que esté satisfecho con la configuración en la sección Draft, puede mover el seguro a la sección Activo.

Simplemente, haga clic en los tres puntos en el lado derecho del seguro que desea activar y haga clic en "Make Active"

29. Haga clic en "Make Active"

4. Editar Insurances configurados

30. Si necesita editar un seguro ya configurado, simplemente busque el seguro que desea editar en la sección Active.

Editar Insurance Name, Payer ID y Description

31. Realice las modificaciones necesarias y luego haga clic en "Next" hasta llegar al botón "Save" al final de la configuración del seguro.

Editar Billing Provider Information

32. Realice las modificaciones necesarias y luego haga clic en "Next" hasta llegar al botón "Save" al final de la configuración del seguro.

Editar Rendering Provider for Claims

33. Decida qué información debe enviarse en la sección del proveedor de servicios del reclamo. Puede elegir entre:

• NPI of the rendering provider who conducted the visit
• NPI of the case Lead Analyst
• Leave it blank

Haga clic en Next hasta llegar al botón de Save al final de la configuración del seguro y luego haga clic en Save.

Editar la opción seleccionada para el Proveedor Supervisor

34. - Edite la opción seleccionada según si desea enviar la información del Proveedor Supervisor.

• Marque Sí o No.
• Haga clic en Next hasta llegar al botón de Save al final de la configuración del seguro.
• Haga clic en Save.

Agregar un nuevo procedimiento

35. Puede agregar procedimientos adicionales manualmente según sea necesario. Simplemente haga clic en "Add Procedure"

36. Ingrese el procedimiento y la descripción, y haga clic en Add

37. Haga clic en "NEXT" para configurar el servicio correspondiente al procedimiento.

Agregar más eventos

38. También puede agregar más eventos, simplemente seleccione Add Event

39. Seleccionar el Servicio

Asigne el servicio correspondiente al código. Este servicio es lo que aparecerá en el calendario al programar visitas, como:

• Behavior Treatment Session: Generalmente asociado con el código de procedimiento 97153.
• Family Training: A menudo vinculado con el código de procedimiento 97156.
• Behavior Assessment Session: Usualmente relacionado con el código de procedimiento 97151.
• Behavior Reassessment Session: Puede estar vinculado con los códigos utilizados para reevaluaciones.

40. Asignar el Rol del Proveedor

Después de seleccionar el servicio, deberá asignar qué tipo de proveedor puede programar este evento. Este paso es crucial para garantizar que solo el empleado adecuado pueda reservar ciertos tipos de sesiones. Puede elegir entre:

• Behavior Technician: Generalmente programa sesiones como Tratamiento de Comportamiento.
• BCaBA: Puede programar sesiones como Supervisión o Reevaluación de Comportamiento.
• Lead Analyst: Generalmente tiene la capacidad de programar cualquier tipo de sesión, incluyendo evaluaciones y supervisiones.

Este tipo de asignación basada en roles asegura que cada servicio esté vinculado al proveedor adecuado, manteniendo la conformidad y el flujo de trabajo organizacional.

41. Ingresar la Tarifa por 15 Minutos

Para cada servicio vinculado a un código de procedimiento, debe ingresar la tarifa por 15 minutos. Esto es crucial para una facturación precisa y asegura que las tarifas estén alineadas con los contratos y acuerdos de su agencia con los pagadores.

Agregar Modificadores

42. Incluso después de la activación, aún puede agregar modificadores a los códigos de procedimiento. Esto es especialmente útil si surgen nuevos requisitos de autorización o pautas de facturación.

43. Los modificadores se utilizan para proporcionar detalles o condiciones adicionales relacionadas con el servicio proporcionado. Puede agregar modificadores a los códigos de procedimiento según los requisitos específicos del pagador del seguro. Agregar modificadores garantiza que sus reclamaciones se procesen correctamente y que reciba un reembolso preciso.