Cómo configurar un nuevo seguro

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo configurar un nuevo seguro. Explica las diferentes secciones de la gestión de seguros, como seguros activos, borradores e inactivos. La guía también cubre cómo agregar un nuevo seguro, seleccionar el proveedor de servicios, elegir procedimientos, configurar servicios para cada código y revisar la configuración. Además, proporciona información sobre cómo activar y editar seguros.

1. Para configurar un nuevo seguro haga clic en "Agency"

2. Haga clic en Insurances

Comprender las secciones Insurance

3. Nuestro sistema le permite administrar proveedores de seguros de manera efectiva organizándolos en tres secciones principales: Active Insurances, Draft, e Inactive Insurances.

  • Active Insurances:

    Esta sección enumera todos los seguros que utiliza actualmente su agencia. Una vez que un seguro se mueve a esta sección, queda disponible para programar visitas. Si bien puede continuar realizando ciertas modificaciones, como agregar modificadores a los códigos de procedimiento, no se pueden realizar cambios importantes una vez que el seguro está vinculado a una visita programada.

  • Draft:

    La sección Daft es donde configuras nuevos seguros. Puede agregar y ajustar detalles libremente aquí hasta que se complete la configuración del seguro. Una vez completamente configurado y aprobado, puede mover el seguro a la sección Activo.

  • Inactive Insurances:

    Esta sección contiene seguros que ya no están en uso. Puede mover seguros aquí si ya no son necesarios. Mientras están inactivos, no se pueden asignar a ningún cliente nuevo.

Adicionar un nuevo Insurance

4. Para agregar un nuevo insurance haga clic en este icono.

Paso 1: Selecciona el Insurance

5. Puede buscar el Insurance por payer ID. También puede agregar una descripción para proporcionar contexto adicional o detalles sobre el seguro.

6. Si no encuentra el seguro con el payer IDespecífico, puede agregarlo manualmente ingresando los detalles necesarios.

Simplemente, seleccione "Other", agregue el nombre del seguro, la identificación del pagador y la descripción.

7. Una vez que tengas el seguro, haz clic en "NEXT"

Paso 2: Seleccione el Rendering Provider para los Claims

8. Decida qué información debe enviarse en la sección rendering provider del claim. Puedes elegir entre:

  • NPI del rendering provider que realizó la visita
  • NPI del Lead Analyst del caso
  • Dejarlo en blanco

9. Haga clic en "NEXT"

Paso 3: Seleccione los Procedimientos

10. Elija los procedimientos o combinaciones de procedimientos y modificadores para los que haya recibido autorizaciones previas. Por defecto, nuestro sistema incluye:

  • 97153 - Behavior treatment by protocol
  • 97155 - Behavior treatment with protocol modification
  • 97156 - Family training
  • 97151 - Behavior identification - assessment

11. Puede agregar manualmente más procedimientos según sea necesario. Simplemente, haga clic "Add Procedure"

12. Ingrese el procedimiento y la descripción, y haga clic en Add

Para combinaciones de procedimiento y modificador, el procedimiento y el modificador deben estar separados por un espacio.

Ejemplo 97155 HN en lugar de 97155HN

13. Haga clic "NEXT"

Paso 4: Configurar los servicios asignados a cada código

14. Debe asignar servicios específicos a cada código de procedimiento, asegurándose de que sus procesos de programación y facturación se alineen con los servicios que ofrece su agencia.

Le daremos algunas sugerencias, pero puede editar esos campos y agregar nuevos eventos haciendo clic en "Add Event"

15. Seleccione el Servicio para Cada Código

Para cada código de trámite, es necesario asignar un servicio correspondiente. Este servicio es el que aparecerá en el calendario al programar visitas, como:

  • Behavior Treatment Session: Normalmente asociado con el código de procedimiento 97153.
  • Family Training: A menudo vinculado al código del procedimiento 97156.
  • Behavior Assessment Session: Generalmente vinculado al código de procedimiento 97151.
  • Behavior Reassessment Session: Se puede vincular con códigos utilizados para reevaluaciones.
  • Supervision: Se utiliza para sesiones donde supervisa un BCaBA o Lead Analyst.

16. Asignar el rol de proveedor

Luego de seleccionar el servicio, asignarás qué tipo de proveedor puede programar este evento. Este paso es crucial para garantizar que solo el empleado adecuado pueda reservar tipos específicos de sesiones. Puedes elegir entre:

  • Behavior Technician: Normalmente, programa sesiones como Behavior Treatment.
  • BCaBA: Puede programar sesiones como Supervision o Behavior Reassessment.
  • Lead Analyst: Normalmente, tiene la capacidad de programar cualquier tipo de sesión, incluidos assessments y supervisions.

Esta asignación basada en roles garantiza que cada servicio esté vinculado al proveedor adecuado, manteniendo el cumplimiento y el flujo de trabajo organizacional.

  1. Ingrese el Rate por 15 Minutos

Para cada servicio vinculado a un procedure code, debe ingresar la tarifa por 15 minutos. Esto es crucial para una facturación precisa y garantiza que las tarifas se alineen con los contratos y acuerdos de su agencia con los pagadores.

18. Agregar modificadores

Los modificadores se utilizan para proporcionar detalles o condiciones adicionales relacionadas con el servicio prestado. Puede agregar modificadores a los códigos de procedimiento según los requisitos específicos del pagador del seguro. Agregar modificadores garantiza que sus reclamos se procesen correctamente y que reciba un reembolso preciso.

Agregue aquí solo los modificadores opcionales que no forman parte de los códigos de autorización previa. Los miembros del personal podrán seleccionar estos modificadores al crear una visita.

19. Haz clic en "NEXT" para editar el resto de códigos y sigue los mismos pasos.

Paso 5: Revisar

20. Una vez que haya configurado todos los detalles necesarios, haga clic en "SUBMIT".

21. El seguro permanecerá en la sección Borrador donde podrás continuar editándolo según sea necesario.

22. Puede editar la información en todos los pasos, excepto el nombre del seguro y el Payer ID.

Activando el Seguro

23. Una vez que esté satisfecho con la configuración en la sección Draft, puede mover el seguro a la sección Activo.

Simplemente, haga clic en los tres puntos en el lado derecho del seguro que desea activar y haga clic en "Make Active"

24. Haga clic en "Make Active"

Una vez activado el seguro, estará disponible para programación.

Editar Insurances configurados

25. Si necesita editar un seguro ya configurado, simplemente busque el seguro que desea editar en la sección Active.

Podrás seguir editando la configuración del seguro en la sección Active siempre que no se hayan programado visitas. Una vez programada una visita, se restringirán más ediciones en la configuración del seguro y solo podrá agregar modificadores a los códigos de procedimiento.

26. Add Modifiers: Incluso después de la activación, aún puede agregar modificadores a los códigos de procedimiento. Esto es particularmente útil si surgen nuevos requisitos de autorización o pautas de facturación.

Add more events: También puedes agregar más eventos.

27. Recuerde, si el seguro se ha utilizado en la programación, se bloquearán otros aspectos de la configuración. Solo se pueden ajustar modificadores.

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