Cómo ejecutar el billing

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo ejecutar un proceso de facturación. Cubre la navegación a la función de Billing, el filtrado de datos, la vista previa y la descarga de reclamos y el envío de facturas. Siguiendo esta guía, los usuarios pueden administrar y realizar un seguimiento eficiente de sus actividades de facturación.

PENDING VISITS

1. Para el ejecutar un billing, diríjase a la sección Billing y haga clic en "Pending Visits". El proceso de billing tendrá 3 pasos:

  1. Seleccionar las visitas para billing (Select visits for billing)
  2. Vista previa de las visitas (Visits preview)
  3. Vista previa de Claims (Claims preview)

Paso 1. Seleccionar las visitas para billing:

Inicia el proceso seleccionando las visitas que deseas facturar

2. En esta vista tendrás acceso a todas las visitas de la agencia que están pendientes de facturación. Puede identificar fácilmente la cantidad de visitas disponibles para facturación a través de esta notificación.

De forma predeterminada, solo las sesiones completadas están disponibles para facturación. Sin embargo, podemos configurar una condición alternativa para usted si es necesario.

3. Pulsando en cada visita podrás ver sus detalles:

* Filtrar las visitas

4. Puedes utilizar la opción "Filter" para ayudarte a seleccionar las visitas que deseas facturar. Podrás filtrar por cliente, seguro, terapeuta, procedimiento y "Visit Scheduled Date"

Si ingresa solo la fecha de finalización del período de facturación actual y deja el campo de fecha de inicio vacío en el filtro "Visit Scheduled Date", verá todas las visitas del período de facturación actual, así como cualquier visita que se haya pasado por alto en períodos de facturación anteriores por cualquier motivo. Este enfoque garantiza que usted facture todas las visitas listas hasta la fecha de finalización especificada.

5. De forma predeterminada, no se mostrarán las visitas con aprobaciones provisionales, pero puede incluirlas en el filtro marcando la casilla 'Include visits with provisional approvals'. Aunque las incluyas en el filtro, no podrás facturar esas visitas hasta que añadas el número de PA de la autorización.

* Enviar las visitas al siguiente paso

6. Después de filtrar las visitas, podrás seleccionar aquellas que quieres facturar.

7. Luego haga clic en "Add To Visits Preview" para eviarlas al siguiente paso: Visits Preview

8. Después de enviar todas las sesiones que deseas facturar al segundo paso, haga clic en "Go to Visit Preview" para continuar con el proceso.

Paso 2. Billing preview

9. Desde esta vista podrás volver a comprobar las visitas y eliminar alguna si no quieres enviarla.

Haga clic en "Go to Claim Preview" para continuar con el próximo paso.

Cuando una visita se elimina de esta vista, volverá a estar disponible en el paso anterior.

Paso 3. Claims Preview

* Revisar la información del claim

10. Podrás revisar toda la información de cada reclamación si haces clic en "Download Preview"

11. El reporte de vista previa del Billing (Billing Preview Report) is an excel file.

12. En la primera página de este reporte puede encontrar el Summary page overview:

La página de resumen proporciona una descripción general de todos los clientes seleccionados para facturación, con información clave que incluye:

  • Nombre del cliente
  • Total de horas y unidades listas para facturación
  • Pagos de seguro totales previstos y desglose de los pagos por certificación
  • Información detallada de cada visita, como fecha, lugar de servicio, código, unidades, etc.

13. El Billing Preview Report también incluye una página detallada para cada claim.

14. La Detailed Claim Page es especialmente útil para las agencias que utilizan la integración con la clearinghouse. Aquí, los usuarios pueden verificar los detalles exactos utilizados para crear claims antes de enviarlos a la clearinghouse.

Con esta función, los usuarios obtienen claridad sobre los datos exactos que se reenvían.

* Submit billing

15. Una vez que revise la información y decida ejecutar la facturación, simplemente haga clic en "Submit Billing"

Al hacer clic en "Submit Billing" hay dos resultados posibles según su configuración de facturación:

  1. De forma predeterminada, el proceso de facturación se ejecuta localmente, lo que significa que la información permanece dentro del sistema. En este escenario, el usuario debe utilizar el informe de facturación para ingresar manualmente la información necesaria en el portal de seguros.
  2. La segunda opción es el billing integrado, donde la información se transmite electrónicamente a la clearinghouse (ClaimMD), y desde allí, los usuarios pueden enviar la información del claim electrónicamente a la compañía de seguros. Si desea habilitar esta opción, deberá crear una cuenta en la clearinghouse ClaimMD (puede contactarnos para obtener más información).

* Billing report

16. Cuando envía una facturación, independientemente de la configuración de facturación (local o integrada), el sistema generará un informe de facturación, que se descargará a su computadora automáticamente.

La primera página de este informe tendrá información general de facturación.

17. El informe también contiene una página más detallada para cada cliente.

Este es el informe que las agencias con facturación local pueden utilizar para ingresar información manualmente en el portal de seguros.

BILLING HISTORY

18. En en la sección de Historial de Billing encontrará cuatro tabs, con información acerca de todos los billings ejecutados en la agencia:

  1. Billing
  2. ERA
  3. Claims
  4. Visits

1. Billing

19. Dentro de la sección Billing, tendrá acceso a un registro que detalla todos los grupos de facturación que se han enviado desde el sistema.

* Reports

20. Puedes descargar los informes en PDF y Excel de cada una de esas facturaciones:

  • Haga clic en "Download PDF Report"
  • Haga clic en "Download Excel Report"

Puede utilizar la herramienta de filtro para localizar un grupo de facturación específico. Al especificar un rango de fechas, podrá ver todos los informes de facturación generados durante ese período.

* Billing information (para Billing Local)

21. Si la facturación es local, el monto total facturado se marcará automáticamente como pagado.

22. En ese grupo de facturación en particular, todas las reclamaciones se marcarán como totalmente pagadas.

* Billing information (para Billings integrado)

El Billings integrado le permite:

  • Conciliación: Administre sus cuentas por cobrar igualando los pagos recibidos de la compañía de seguros.
  • Seguimiento de pagos: Puede realizar un seguimiento fácilmente de qué claims se han pagado y sus montos revisando la ERA.
  • Denegaciones y ajustes: Identifique cualquier calim que haya sido denegado o ajustado y comprenda los motivos proporcionados por la compañía de seguros.

23. En la facturación integrada, notará que los claims aparecen como Outstanding (Pendientes) y el monto pagado permanece vacío hasta que el ERA (Aviso de pago electrónico) esté disponible en su cuenta ClaimMD.

Resumen de Claims:

Al hacer clic en cualquier grupo de facturación, puede ver información rápida sobre los claims, como por ejemplo:

  • Último mensaje
  • ICN: puede ver Internal Control Number (ICN) una vez que ERA esté disponible en su cuenta ClaimMD.
  • Monto de pago (Paid amount)

Al hacer clic en cualquier grupo de facturación, puede ver información rápida sobre los claims, como por ejemplo:

  • Último mensaje
  • ICN: puede ver Internal Control Number (ICN) una vez que ERA esté disponible en su cuenta ClaimMD.
  • Monto de pago (Paid amount)

24. Último mensaje: tienes acceso a la última interacción relacionada con la transmisión del reclamo, como por ejemplo:

  • "Claim.MD Acknowledged": Indica que ClaimMD clearinghouse ha aceptado el claim.

25. Puede ver el Payer ICN una vez que ERA esté disponible en su cuenta ClaimMD.

26. Puede ver el Monto pagado por cada claim (Paid amount for each claim) una vez que el ERA esté disponible en su cuenta ClaimMD.

Los claim totalmente pagados tendrán esta marca de verificación verde:

Si el seguro paga un claim parcialmente, resaltaremos ese claim con una alerta roja. Esto le permite revisar los mensajes de transmisión y ver el motivo del ajuste.

Información de los Claims: Al hacer clic en cualquier claim, puede ver su información.

27. Además de la descripción general del claim dentro de cada grupo de facturación, puede ver la información del claim haciendo clic en uno en particular:

28. Desde esta vista podrás ver todos los mensajes durante el proceso de transmisión, ajustes e información extra.

Tiene la opción de "Set as Paid" (establecer como pagado) para marcar manualmente las reclamaciones pendientes como pagadas. Esta función es particularmente útil para reclamos donde una ERA no está disponible en su cuenta ClaimMD. Le permite administrar y conciliar la información de los reclamos actualizando el estado de pago de dichos reclamos.

2. ERA

29. En la pestaña ERA, verá un registro de todas los ERA disponibles en su cuenta ClaimMD. Al hacer clic en cualquiera de esos ERA, puede ver los detalles.

30. Puede descargar la versión PDF de los ERA (como se muestra en su cuenta ClaimMD)

Puede filtrar por Payer ID y fecha de recepción del ERA, y verá todos los ERA dentro de la selección aplicada.

3. Claims

31. Debajo de la pestaña Claims tendrá una recopilación de todas las reclamaciones que se han procesado a través del sistema. Desde esta sección tiene acceso a:

  • ICN
  • Último mensaje: tiene acceso a la última interacción sobre la transmisión del claim.

32. Desde aquí puede establecer reclamaciones como pagadas (Set as Paid)

Puede filtrar por Billing reference number, clientes, primer día de servicio o fecha de facturación, y verá todos los claims dentro de la selección aplicada.

4. Visits

33. En la sección de visitas verás todas las visitas facturadas mediante el sistema y tendrá acceso a:

  • ICN de aquellas visitas cuya ERA se ha puesto a disposición en su cuenta ClaimMD.

Podrá filtrar por Billing reference number, clientes, terapeutas, seguro, procedimiento, fechas de visitas (programadas, disponibles para facturación o facturación), y verá todas las visitas dentro de la selección aplicada.

DENIED CLAIMS

34. Si utiliza Billing Integration,puede ver todos los claims denegados en la sección Denied Claims. Una notificación junto a la pestaña indicará la cantidad de claims rechazados.

35. Al hacer clic en un claim denegado, puede ver información básica sobre las razones por las que no fue aceptado.

* Manejo de Denied Claims

36. Cuando se trata de reclamaciones denegadas, tiene tres opciones para abordar y resolver los problemas:

  1. Solucione el problema en el Portal de Seguros y configúrelo como Pagado en nuestro sistema:
    • Desde el portal de seguros podrás corregir la información necesaria
    • Una vez corregida la información y aceptado el reclamo por parte del seguro, marcar el reclamo como pagado en nuestro sistema.
  2. Solucione el problema en ClaimMD y configúrelo como pagado en nuestro sistema:
    • Acceda a su cuenta ClaimMD y realice las correcciones necesarias en la información del claim.
    • Después de realizar las correcciones y asegurarse de que el reclamo sea aceptado, configurar el reclamo como pagado en nuestro sistema.
    • Al igual que con el portal de seguros, actualizar la información en nuestro sistema para evitar problemas recurrentes.

3. Corregir en nuestro sistema y volver a enviar:

  • Corregir la información del claim directamente en nuestro sistema.
  • Una vez actualizada la información, volver a enviar el claim directamente desde nuestro sistema.
  • El sistema enviará el claim corregido a su cuenta ClaimMD.

Cada opción garantiza que sus claims se aborden y vuelvan a enviar adecuadamente, lo que le ayudará a mantener registros precisos y reducir la probabilidad de futuras denegaciones.

37. También puede archivar un claim.

BILLING REPORTS

38. También tendrá acceso a informes de facturación, como "Accounts Receivable Aging Report", para saber cuánto tiempo llevan pendientes los claims.

39. De forma predeterminada, verá claims pendientes por 21 días o más.

40. Haga clic en "Filter" para usar diferentes parámetros como:

  • Días pendiente (Days outstanding)
  • Seguro (Insurance)

41. También puede exportar el informe de antigüedad.

ACTUALIZACIONES DE VISITAS VISIT UPDATES DESPUÉS DE FACTURAR

Después de que una visita haya sido enviada a facturación, solo los miembros del personal de la oficina pueden cambiar la fecha, la hora o el Lugar de servicio (POS). Estos cambios pueden afectar el proceso de facturación. Así es como el sistema maneja estas actualizaciones según el momento de los cambios.

1. Cambios antes de la facturación

42. Pending Visits

Si se cambia la fecha, hora o POS mientras la visita aún se encuentra en la etapa de visitas pendientes (antes de que la sesión sea efectivamente facturada), la información actualizada se reflejará en el sistema sin ningún paso adicional.

2. Cambios después de la facturación

43. Actualizaciones Post-Billing

Si se realiza algún cambio después de que se haya facturado la visita, el sistema generará una actualización de facturación.

44. Las actualizaciones de facturación son fácilmente identificables dentro del sistema, ya que estarán resaltadas con un color diferente.

45. Las actualizaciones tendrán un ícono en el lado derecho de la visita. Al pasar el cursor sobre el ícono, se mostrará una notificación que indica por qué la visita se ve diferente.

46. Comparación: Para comparar la información de la visita original con la información actualizada, haga clic en la flecha al lado de la visita. Esta función le permite ver ambas versiones para comprender qué ha cambiado.

47. Dependiendo de la naturaleza del cambio, esta actualización puede adoptar dos formas:

  • Update: Se genera si se cambia la fecha, hora o POS.

  • Void: Generada si la visita se elimina.

48. Consideraciones especiales para los usuarios del Billing Integration

Para aquellos que utilizan la función billing integration, las actualizaciones de facturación no se pueden procesar hasta que el ERA esté disponible en su cuenta ClaimMD. Una vez que el ERA esté disponible en su cuenta de ClaimMD, puede proceder a facturar la información de visita actualizada.

Antes del Billing:

  • Navegue a Pending Visits.
  • Realizar los cambios necesarios en la fecha, hora o POS.
  • El sistema actualizará automáticamente la información de la visita.

Después del Billing:

  • Acceder a la visita que necesita ser actualizada.
  • Realizar los cambios requeridos en la fecha, hora o POS.
  • El sistema generará una actualización o anulación en función de los cambios.
  • Si utiliza el billing integration, espere el ERA antes de proceder con la facturación de la actualización.

Este proceso garantiza que toda la información de las visitas se mantenga con precisión y que las actualizaciones de facturación se administren adecuadamente para reflejar los cambios realizados por los miembros del personal.