Guía paso a paso de su Free Trial

Bienvenido a ABA Matrix! Esta guía le acompañará paso a paso a través del flujo de trabajo recomendado durante su Free Trial de 15 días. Siga las secciones en orden para experimentar el ciclo completo del sistema, desde la programación de sesiones hasta la nómina.

Durante su Free Trial, usted cuenta con:

• 1 cuenta de RBT (asistente)
• 1 cuenta de Analyst (analista)
• 1 cuenta de Staff (administración)
• 1 cliente de prueba

ABA Matrix está diseñado alrededor de un flujo de trabajo estructurado que conecta la documentación clínica, supervisión, control de calidad, facturación y nómina. Cada acción dentro del sistema se basa en el paso anterior para garantizar que los servicios sean correctamente documentados, revisados, aprobados y procesados financieramente.

En un ciclo típico:

• Se programa una sesión
• El proveedor documenta y envía la nota de sesión
• Se recopilan las firmas requeridas
• La sesión pasa por el proceso de revisión (si aplica)
• La visita queda lista para facturación
• Se procesa la nómina

Cada rol (RBT, Analyst, Admin) participa en diferentes partes de este proceso para garantizar precisión clínica, cumplimiento y exactitud financiera.

1. Iniciar sesión en el sistema

Vaya a: https://www.abamatrix.com e inicie sesión utilizando las credenciales proporcionadas para:

• Admin/Staff
• RBT (asistente)
• Analyst (analista)

Qué hacer si tiene problemas para iniciar sesión:

Si no puede iniciar sesión, siga los pasos de recuperación en orden. Esto ayudará a determinar si el problema está relacionado con su usuario, contraseña o ambos.

• Cómo recuperar tu nombre de usuario
• Cómo obtener una nueva contraseña
• Cómo cambiar su contraseña

Envío de tickets para preguntas o problemas del sistema:

Si experimenta algún problema o necesita aclaración, el sistema de tickets es la forma más rápida de recibir soporte. Una vez que haya iniciado sesión, puede enviar un ticket directamente desde el sistema para que nuestro equipo pueda ayudarle de manera eficiente.

• Cómo crear un ticket: pasos para acceder a la ayuda del sistema ABA Matrix

2. Programar una sesión

Todos los servicios comienzan en el Calendar. Aquí es donde se crean y gestionan las Behavior Treatment Sessions, Supervisions, Family Trainings, Assessments y otros eventos. Dependiendo de la estructura de su agencia, las sesiones pueden ser programadas por el RBT o de manera centralizada por un usuario administrador.

1. Abrir el calendario: Desde el Calendario, puede ver los horarios diarios, semanales o mensuales, crear y editar sesiones, programar supervisiones u otros tipos de servicios, y acceder a la documentación relacionada una vez que los servicios han sido prestados. Esta vista centralizada asegura que todas las actividades programadas estén organizadas y conectadas con el flujo de documentación y facturación.
2. Seleccionar el evento deseado: Al crear una visita, seleccione el tipo de evento correspondiente (como Behavior Treatment Session, Supervision u otro servicio), asigne el cliente y el proveedor, y defina la fecha y duración. Una vez programada, la sesión pasa a formar parte del flujo de trabajo de la agencia y estará disponible para documentación después de que el servicio haya sido prestado.

• Cómo crear y editar eventos en el sistema

2.1. (Opcional) Configurar Agency Settings y Scheduling Limits

Los administradores pueden personalizar cómo funciona el sistema según las necesidades de su agencia.

• Desde Agency → Settings: Puede ajustar configuraciones generales del sistema, como reglas de documentación, opciones de data collection, permisos de edición, condiciones para bloquear sesiones y otras preferencias operativas.
• En Agency → Scheduling Limits: Puede definir controles de programación como límites de horas diarias, semanales o mensuales para clientes o terapeutas, límites por cliente, restricciones de visitas superpuestas, duración mínima de sesión, horarios restringidos para programar, bloqueos por días festivos y otras reglas basadas en tiempo.

Todos estos ajustes son flexibles y pueden actualizarse en cualquier momento. Cuando se programan visitas, el sistema verifica automáticamente los límites y restricciones configurados para ayudar a mantener la programación alineada con las políticas internas y autorizaciones de la agencia.

2.2 (Opcional) Configurar formularios de documentación:

ABA Matrix utiliza formularios personalizables para estandarizar la documentación entre los diferentes tipos de servicio. Estos formularios determinan qué campos aparecen en cada nota de sesión, qué secciones son obligatorias y qué firmas o aprobaciones forman parte del flujo de trabajo.

Durante su Prueba Gratuita, todos los formularios ya están configurados y listos para usar, lo que le permite comenzar a programar y documentar servicios inmediatamente. Sin embargo, puede modificar estas plantillas en cualquier momento para adaptarlas a necesidades clínicas, operativas o de cumplimiento.

• Cómo configurar el sistema de notas dirigida a sesiones de tratamiento conductual
• Cómo configurar los forms de supervisión y competency check para la agencia

3. Completar una sesión

3.1 Completar una sesión de RBT

Cuando un RBT realiza una Behavior Treatment Session, la documentación sigue un flujo de trabajo de dos pasos.

1. Después de que se prestan los servicios, el RBT documenta y envía la nota de sesión. Esto incluye ingresar la información clínica requerida por la agencia, registrar los datos de la sesión, documentar las intervenciones utilizadas y recopilar la firma del caregiver cuando corresponda. Una vez que la nota es firmada y enviada, se dirige automáticamente al Analyst para su revisión bajo el flujo de trabajo predeterminado.

• Cómo colectar la firma del tutor
• Cómo llenar las notas de las Sesiones de Tratamiento Conductual por protocolo
• Cómo recolectar datos en el sistema utilizando la función Quick Collect

2. El Analyst revisa la documentación de la sesión y los datos para asegurar precisión clínica y cumplimiento. Si se necesitan correcciones, la nota puede ser devuelta para ajustes.

3.1 Completar una sesión de Analyst:

Cuando el Analista es el proveedor que presta el servicio, por ejemplo durante Direct Treatment, Supervision, Family Training o servicios relacionados con Assessments, el analista completa la documentación directamente.

El Analista documenta el servicio proporcionado, ingresa los datos relevantes si aplica, recopila las firmas requeridas y firma la nota.

• Cómo llenar las notas de las Sesiones de Tratamiento Conductual con evaluaciones de protocolo

3.2 Supervisiones y Monitoreo:

ABA Matrix permite a las agencias documentar eventos de supervisión de RBT, BCaBA y Case Supervision a través del Calendar.

• Cómo crear una supervisión

El sistema genera automáticamente Supervision Monitoring Logs, que resumen la actividad de supervisión por terapeuta y por caso. Estos registros ayudan a las agencias a monitorear los requisitos de supervisión y mantener la supervisión clínica.

• Cómo gestionar los registros de monitoreo de supervisión de RBT y BCaBA
• Cómo gestionar los registros de monitoreo de supervisión de casos

3.3 Revisión de calidad antes de facturación:

Antes de generar la facturación, las agencias pueden realizar una revisión interna para asegurar que la documentación cumple con el estándar de atención de la agencia.

• Cómo funciona la sección de Quality Assurance

4.Facturación:

Una vez que las visitas han progresado completamente a través del flujo de documentación, quedan listas para facturación.

ABA Matrix ofrece dos opciones de facturación: agencias, puedes crear reclamaciones manualmente utilizando nuestro reporte de facturación como referencia o pueden utilizar facturación electrónica mediante integración con Claim.MD. Durante la Prueba Gratuita, solo está disponible la facturación manual, lo que permite generar y exportar información de reclamaciones para visitas completadas.

Desde la herramienta Billing, los administradores pueden: generar información de reclamaciones, revisar el estado de las visitas, archivar visitas si es necesario y exportar datos financieros.

• Cómo ejecutar el billing

Para fines de prueba, el seguro configurado por defecto en el sistema es Florida Medicaid (FL Medicaid). Esto permite probar la funcionalidad de facturación inmediatamente. Sin embargo, las agencias pueden agregar otros proveedores de seguros y configurarlos según sus necesidades.

• Cómo configurar un nuevo seguro

5.Nómina:

Después de finalizar la facturación, las agencias pueden procesar la nómina. La herramienta Payroll calcula la compensación basada en tarifas de pago configuradas y visitas completadas. Los administradores pueden: generar reportes de nómina, exportar archivos para sistemas de pago y ajustar tarifas de pago o cargos adicionales cuando sea necesario.

• Cómo ejecutar un Payroll

Además de los controles administrativos, los empleados pueden acceder a sus registros de pago directamente dentro del sistema, lo que les permite revisar su historial de pagos y mantener transparencia.

• Cómo verificar mis Pay Records

6.Gestión de perfiles de clientes:

El Perfil del Cliente centraliza toda la información clínica de cada caso. Dentro del perfil del cliente, las agencias pueden crear y editar conductas maladaptativas (maladaptive behaviors) y habilidades de reemplazo (replacement skills) para el cliente de prueba, lo que permite simular una gestión clínica real.

• Cómo agregar conductas maladaptativas a los perfiles de los clientes
• Cómo agregar programas (Replacement Behaviors y Skill Acquisition) al perfil del cliente
• Cómo editar comportamientos maladaptativos en perfiles de clientes
• Cómo editar programas (conductas de reemplazo y habilidades) en el perfil del cliente

Durante la Prueba Gratuita, también puede crear cuentas adicionales de clientes para explorar la programación, documentación y facturación en múltiples casos.

• Cómo configurar una cuenta de cliente

7.Gestión de perfiles de empleados:

Los administradores pueden ampliar el uso más allá de las cuentas de prueba iniciales durante la Free Trial. Se pueden crear cuentas adicionales de empleados para simular la gestión real de casos y la estructura del equipo.Las cuentas de terapeutas (RBTs y Analistas) pueden agregarse con permisos basados en roles, caseloads asignados y configuraciones individuales, lo que permite probar cómo funciona el sistema con múltiples proveedores.

• Cómo configurar una cuenta de terapeuta 
• Cómo agregar un nuevo Staff

8.Planes de Tratamiento, Evaluaciones y Reevaluaciones:

Durante su Prueba Gratuita, puede explorar la Assessment Tool para crear evaluaciones (assessments) y reevaluaciones (reassessments) para su cliente. La información documentada dentro de las evaluaciones está directamente conectada con el perfil del cliente y con los datos recopilados en las notas de sesión. Esto permite utilizar la información clínica, los objetivos de tratamiento y los datos de progreso que ya han sido ingresados en el sistema para apoyar la planificación del tratamiento y sus actualizaciones.

• Cómo utilizar la herramienta de Assessments