Cómo utilizar la herramienta de Assessments

Esta guía le llevará paso a paso a través del proceso completo de trabajar con evaluaciones y reevaluaciones en el sistema, desde la creación de un informe hasta la recopilación de firmas y su finalización para envío.

Aprenderá cómo gestionar sesiones, documentar observaciones, trabajar con informes y gráficos, y asegurarse de que todo esté correctamente completado y listo para revisión. Utilice el índice a continuación para seguir cada paso del proceso.

1. Creando Assessment/Reassessment en el sistema: 

Para comenzar a trabajar con evaluaciones y reevaluaciones, el primer paso es crear el informe en el sistema. Utilice las guías a continuación para empezar y asegurarse de que toda la información clínica requerida sea registrada correctamente:

• Como adicionar un Assessment desde la sección de Assessments

• Como adicionar un Reassessment desde la sección de Assessments

Una vez creado el informe, su estado será In Progress (En progreso), lo que significa que la evaluación está en proceso y puede ser editada.

Si es necesario, puede ajustar el período de tratamiento para las reevaluaciones. Siga esta guía para actualizarlo:

• Cómo editar el Período de Tratamiento de un Reassessment

2. Sesiones de Assessment/Reassessment:

Después de configurar la evaluación o reevaluación, puede crear nuevas observaciones o editar sesiones existentes vinculadas al período de tratamiento. Estas sesiones le permiten documentar los servicios brindados y se utilizan con fines de facturación.

Utilice esta guía para aprender cómo crear nuevas sesiones desde el Calendario y asegurarse de que estén correctamente asociadas con la evaluación o reevaluación correspondiente.

• Cómo agregar observaciones de Assessment/Reassessment desde el calendario

Si necesita revisar o actualizar los detalles de la sesión, como los horarios, las notas o los datos registrados, siga esta guía para gestionar y modificar la información de la sesión:

• Cómo editar sesiones de assessment o reassessment

3. Reportes de Assessment/Reassessment:

El informe de evaluación o reevaluación es donde se compila y organiza toda la información clínica. Esto incluye observaciones, datos de sesiones y detalles relacionados con el tratamiento.

Utilice esta guía para aprender cómo agregar, revisar y gestionar el contenido del informe, asegurándose de que refleje el progreso del cliente y cumpla con los requisitos de documentación.

• Cómo trabajar con Assessments/Reassessments

Si necesita más información sobre cómo trabajar específicamente con la sección Assessments Conducted, utilice esta guía.

• Cómo agregar la sección "Assessment Conducted" section a un Assessment/ Reassessment Report en ABA Matrix

Dentro del informe de evaluación o reevaluación, los gráficos proporcionan una representación visual de los datos recopilados durante las sesiones y observaciones. Estos gráficos le ayudan a analizar tendencias, monitorear el progreso del cliente y respaldar la toma de decisiones clínicas dentro del informe. Si necesita una guía más detallada sobre cómo gestionar y trabajar con los gráficos, consulte esta guía:

• Cómo trabajar con las gráficas de Assessment/Reassessment

4. Firma de Assessment/Reassessment:

Una vez que toda la información ha sido completada, el siguiente paso es finalizar la evaluación o reevaluación agregando las firmas requeridas y enviando el informe.

Siga esta guía para completar el proceso de firma y asegurarse de que el informe cumpla con los estándares de cumplimiento y documentación.

• Cómo firmar un Assessment or Reassessment

5. Proceso de Firma y Revisión del Caregiver

Una vez que el informe esté completo y firmado, puede enviarlo para revisión. Al enviarlo, su estado cambiará a In Review (En revisión), lo que significa que está listo para que el cuidador lo revise, firme y descargue.

Los cuidadores pueden completar su firma de dos maneras:

• Durante una sesión presencial con el analista
• Directamente a través de su portal de cuidador. Si es necesario, utilice esta guía para aprender cómo crear una cuenta de cuidador y otorgar acceso.

Después de que el cuidador firme el informe, su estado cambiará a Completed – Pending Approval (Completado – Pendiente de aprobación). En esta etapa, el informe está listo para ser descargado y enviado al seguro. Los analistas aún pueden realizar actualizaciones si así lo requiere la compañía de seguros.

Una vez que el proveedor de seguros aprueba el informe, este puede ser marcado como Approved (Aprobado).

• Cómo marcar manualmente como Aprobado un Assessment/Reassessment

6. Descargar un Assessment/Reassessment:

En diferentes etapas del proceso, puede ser necesario exportar una copia del informe para registros, compartirlo o enviarlo. Utilice esta guía para descargar la evaluación o reevaluación como archivo.

• Cómo descargar un Assessment o Reassessment

6.1 Cargar Assessments y Reassessments

Si no está utilizando el flujo completo del sistema para crear informes o recopilar firmas de cuidadores, aún puede crear una evaluación o reevaluación y cargar una versión ya completada.

Esta opción es útil cuando:

• El informe fue completado fuera del sistema
• Las firmas del cuidador se recopilaron externamente

Usa esta guía para subir una evaluación o reevaluación finalizada al sistema, indicando la intención y el momento para registro y cumplimiento.

• Cómo usar la funcionalidad Upload PDF para Assessments & Reassessments

7. Borrar Assessment/Reassessment:

Si una evaluación o reevaluación fue creada por error o ya no es necesaria, puede eliminarse del sistema. Siga esta guía para eliminar de forma segura una evaluación o reevaluación cuando corresponda.

• Cómo borrar un Assessment or Reassessment

8. Gestión de Analistas y Caregivers (Solo administradores):

Los administradores pueden gestionar qué analistas y cuidadores están asociados con una evaluación o reevaluación.

Utilice esta guía para agregar o eliminar analistas y cuidadores, asegurando que los miembros del equipo adecuados puedan ver, editar y ser incluidos en el informe según sea necesario.

Aprenda cómo los administradores pueden gestionar la asignación de analistas dentro de una evaluación o reevaluación, asegurando que los miembros apropiados del equipo tengan acceso para editar el reporte.

• Cómo Agregar/Eliminar Analistas de un Assessment or Reassessment
• Cómo agregar o eliminar Caregivers de Assessment or Reassessment

9. Facturación y Nómina (Solo Administradores)

Las sesiones de evaluación y reevaluación se procesan para facturación y nómina de acuerdo con las reglas configuradas por su agencia.

Facturación:

De forma predeterminada, las sesiones vinculadas a evaluaciones y reevaluaciones se envían a facturación según las condiciones de facturación de su agencia. Sin embargo, los administradores pueden enviarlas manualmente si es necesario:

• Ubique la evaluación o reevaluación
• Haga clic en el ícono de tres puntos
• Seleccione Send Sessions to Billing (Enviar sesiones a facturación)

Esta acción enviará todas las sesiones asociadas a facturación, independientemente de su estado o del estado de la evaluación/reevaluación.

Nómina:

De forma predeterminada, las observaciones de evaluaciones y reevaluaciones se pagan de manera individual, siguiendo el mismo proceso de nómina que las sesiones regulares.

Si su agencia prefiere pagar las evaluaciones o reevaluaciones mediante una tarifa fija, puede configurar esta opción. Consulte esta guía para aprender cómo funciona y cómo habilitarla:

• Cómo pagar Evaluaciones y Reevaluaciones usando una Tarifa Plana