Guía rápida para analistas

¡Bienvenido a ABA Matrix! A continuación le mostramos información básica que necesita para completar su trabajo como analista utilizando el programa. 

1. Inicio de sesión

Aquí puedes encontrar preguntas comunes sobre el proceso de inicio de sesión:

• Cómo acceder al sistema

Primeramente, debe dirigirse a https://www.abamatrix.com para acceder a su cuenta con las credenciales proporcionadas por su agencia.

• Qué hacer en caso de tener problemas para login

Si no logra acceder a su cuenta, puede remitirse a esta guía, que le mostrará los pasos a seguir:

1. Primero, intentemos recuperar su nombre de usuario para asegurarnos de que está utilizando las credenciales correctas (combinación de correo electrónico / nombre de usuario). Para ello consulta el siguiente enlace:

📃 Cómo recuperar tu nombre de usuario

2. En segundo lugar, intentemos restablecer su contraseña. Siga los pasos en los siguientes enlace:

📃Cómo obtener una nueva contraseña

3. Finalmente, cambiemos la contraseña por una de su elección. Siga los pasos que se muestran en los enlaces a continuación.

📃Cómo cambiar su contraseña

Cómo hacer un ticket

Una vez acceda al sistema, si presenta algún problema o necesita ayuda para aclarar alguna duda, puede contactarnos a través del sistema de tickets. Esta es la forma más rápida y eficiente de comunicación:

2. Calendario

Su calendario es el espacio principal donde organiza sus supervisiones, servicios directos, reuniones y otros eventos clínicos. Desde allí, puede visualizar su agenda diaria y semanal, abrir eventos y acceder a las notas y datos relacionados. Comprender el funcionamiento del calendario le permitirá mantenerse organizado y asegurarse de que sus servicios estén correctamente documentados en el sistema.

• Cómo utilizar el calendario

Una vez acceda al sistema, puede trabajar con el calendario de esta forma:

📃Cómo utilizar el calendario desde una cuenta de terapeuta

En el calendario, cada tipo de evento y cada estatus cuenta con un símbolo y color específico. Este sistema visual le permite distinguir rápidamente entre sesiones regulares, supervisiones, reuniones, cancelaciones, elementos pendientes y eventos completados. Conocer el significado de cada símbolo y color facilita la gestión de su carga de casos y le ayuda a mantenerse al tanto de aquello que requiere su atención.

Para comprender mejor la dinámica de trabajo dentro del sistema, puede revisar la siguiente guía, donde se detalla la simbología utilizada:

📃Cómo funciona la interfaz y el flujo de trabajo de ABA Matrix (íconos, estados y navegación)

• Cómo configurar el dashboard

El dashboard es un espacio personalizable donde puede visualizar información clave de manera rápida, como notas pendientes, supervisiones, documentos y otros elementos importantes. Al configurar su dashboard, puede priorizar la información más relevante para su trabajo diario e identificar fácilmente aquello que requiere su revisión.

Para aprender cómo configurar y personalizar su sashboard, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo configurar el dashboard

• Cómo configurar su Oversight

La herramienta Oversight es un espacio centralizado donde puede visualizar y filtrar visitas con información detallada, incluyendo marcas de tiempo y otros datos clave de cada sesión. Está diseñada para optimizar los flujos de trabajo y mejorar la gestión de sesiones.

En esta sección, puede personalizar sus vistas, aplicar filtros avanzados, revisar y administrar la información de las sesiones de manera eficiente, y exportar los datos a Excel para su posterior análisis o generación de reportes:

📃Cómo utilizar ABA Matrix Oversight (para todos los usuarios)

3. Notas de sesión

Como analista, puede crear y documentar no solo sesiones de tratamiento conductual, sino también notas correspondientes a entrenamientos familiares, evaluaciones de cuidadores, supervisiones, tratamiento directo y otros servicios clínicos. El sistema le permite documentar cada tipo de servicio de manera precisa, garantizando un adecuado registro, cumplimiento normativo y una gestión eficiente del flujo de trabajo.

• Cómo crear diferentes eventos en el sistema

La correcta creación de eventos garantiza que los servicios se documenten y facturen conforme a los requisitos de la agencia. Para conocer el procedimiento adecuado para crear los diferentes tipos de eventos en el sistema, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo crear y editar eventos en el sistema

• Cómo agregar Supervisiones de RBT/BCaBA

Las supervisiones son una parte esencial de su rol. En ABA Matrix, puede crear tanto supervisiones individuales como grupales directamente desde su calendario. Esto le permite documentar adecuadamente su supervisión, brindar dirección clínica y mantener el cumplimiento de los requisitos de supervisión.

📃Cómo crear una supervisión

En algunas ocasiones, puede ser necesario agregar una supervisión que esté directamente vinculada a una sesión de tratamiento conductual. El sistema permite crear este tipo de supervisión de manera que quede conectada correctamente con el evento de tratamiento y refleje con precisión la prestación del servicio.

📃Cómo crear una supervisión asociada a un behavior treatment session

• Cómo agregar un Caregiver Competency Check

Si su agencia requiere evaluaciones de competencia para cuidadores, puede crearlas y documentarlas en el sistema al igual que otros tipos de eventos. Esto permite dar seguimiento al progreso del cuidador y garantiza que todas las evaluaciones de competencia queden debidamente registradas.

📃Cómo agregar y completar un Caregiver Competency Check

• Cómo completar sesiones de tratamiento conductual

Al completar una sesión de tratamiento conductual, deberá documentar la información requerida por su agencia. La correcta elaboración de estas notas garantiza una documentación clínica precisa y una adecuada gestión del flujo de trabajo para fines de facturación y cumplimiento normativo.

Para conocer el proceso detallado sobre cómo completar las sesiones de tratamiento conductual, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo llenar las notas de las Sesiones de Tratamiento Conductual con evaluaciones de protocolo (para analistas)

• Cómo revisar y aprobar notas de sesión de RBT

Como analista, puede ser responsable de revisar y aprobar las notas completadas por los RBTs, así como de documentar sus propios servicios directos cuando corresponda. El sistema le permite acceder a las notas, revisar el contenido y la data registrada, y completar las aprobaciones requeridas conforme al flujo de trabajo establecido por su agencia.

📃Cómo Revisar las Sesiones de Terapia de los RBTs (Guía para Analistas)

4. Recolección de datos y gráficos

• Cómo recolectar data en el sistema

Si su agencia lo permite, puede ingresar la data directamente dentro de la nota de la sesión mientras documenta su servicio. Actualmente, existen dos opciones disponibles para la recolección de datos: Quick Collect, que permite el ingreso de datos en tiempo real durante la sesión, y Regular Data Collection.

Dependiendo de la configuración establecida por su agencia, tendrá acceso a una de estas opciones. A continuación, encontrará las guías correspondientes para cada modalidad.

📃Cómo colectar datos en el sistema

📃Cómo recolectar datos en el sistema utilizando la función Quick Collect

• Cómo editar la data

El sistema también incluye una herramienta dedicada para la recolección de datos que le permite visualizar y editar la data de las sesiones sin necesidad de abrir cada nota individualmente. Esta herramienta ofrece una forma más eficiente de revisar tendencias, realizar correcciones y gestionar la información a través de múltiples sesiones cuando sea necesario.

Para conocer el procedimiento sobre cómo utilizar la Data Collection Tool, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo utilizar la herramienta Data Collection en ABA Matrix

• Cómo configurar gráficas

El Graph Hub le permite acceder, visualizar y personalizar sus gráficas de manera sencilla. Puede ajustar las configuraciones de visualización, seleccionar objetivos específicos (goals), filtrar por rangos de fechas y adaptar el formato de las gráficas según los requisitos de su agencia.

Esta herramienta facilita la visualización del progreso y la preparación de documentación para planificación de tratamiento, supervisiones o reuniones de equipo.

Para conocer cómo configurar y personalizar las gráficas, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo utilizar la herramienta Graph Hub en ABA Matrix

• Cómo trabajar con STOs

Si trabaja con Short-Term Objectives (STOs), el sistema le permite generarlos automáticamente con base en su plan de tratamiento. Además, ABA Matrix puede marcar los STOs como “met” automáticamente cuando la data registrada cumple con los criterios previamente definidos.

Esta automatización optimiza su flujo de trabajo clínico y garantiza que el seguimiento de los STOs se mantenga preciso y actualizado.

Para conocer cómo gestionar y automatizar los STOs dentro del sistema, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo crear y rastrear STOs en ABA Matrix

También contamos con una herramienta que le permite dar seguimiento al progreso de los STOs. Para conocer cómo utilizarla, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo utilizar la herramienta STO Analytics en ABA Matrix

5. Firmas

Puedes utilizar estas guías para aprender cómo recoger las firmas de los cuidadores en el sistema y cómo volver a capturar tus propias firmas si es necesario.

• Dónde firma el cuidador las sesiones

La firma del cuidador se puede recoger en el sistema de la siguiente manera:

📃Cómo colectar la firma del tutor (para terapeutas)

📃Cómo recoger la firma del cuidador desde el teléfono (para terapeutas)

Si lo permite su agencia, puede recoger múltiples firmas a la vez. En este caso, el cuidador firmará una vez y la firma se aplicará a las notas seleccionadas.

📃Cómo recolectar firmas múltiples para cuidadores (para terapeutas)

• Cómo volver a capturar su firma

Si necesita firmar nuevamente una sesión, el personal administrativo de su agencia deberá reabrir previamente la nota correspondiente. Una vez que la nota haya sido reabierta, podrá seguir los pasos indicados a continuación para volver a capturar su firma:

📃Cómo recapturar tu firma como analista

6. Perfiles de los clientes

El perfil del cliente le permite visualizar, gestionar y actualizar toda la información clínica relacionada con su caso. Desde esta sección, puede ajustar programas, comportamientos, habilidades, competencias, intervenciones y otros componentes del tratamiento.

A continuación, encontrará una descripción de las herramientas disponibles dentro del perfil del cliente, junto con guías que le ayudarán a administrar cada área de manera adecuada.

📃Cómo usar y gestionar los perfiles de clientes (guía para terapeutas)

• Cómo agregar/editar comportamientos o programas

En el perfil del cliente, puede crear nuevos comportamientos, habilidades de reemplazo o habilidades objetivo como parte del plan de tratamiento. Una vez creados estos elementos, puede actualizar sus métodos de medición, estatus, funciones o topografía según las necesidades clínicas del cliente.

Una vez que se crea un comportamiento, reemplazo o habilidad, puedes cambiar la medición, el estado, las funciones o la topografía de la siguiente manera:

📃Cómo agregar conductas maladaptativas a los perfiles de los clientes (para analistas)

📃Cómo agregar programas (Replacement Behaviors y Skill Acquisition) al perfil del cliente (para analistas)

Una vez que un comportamiento, habilidad de reemplazo o habilidad objetivo ha sido creado, puede modificar su método de medición, estatus, funciones, topografía u otros parámetros clínicos de la siguiente manera:

📃Cómo editar comportamientos maladaptativos en perfiles de clientes (para analistas)

📃Cómo editar programas (conductas de reemplazo y habilidades) en el perfil del cliente (para analistas)

Puedes utilizar observaciones iniciales en comportamientos desadaptativos, comportamientos de reemplazo y habilidades en un perfil de cliente:

📃Cómo funcionan las observaciones iniciales (para analistas)

• Cómo utilizar carpetas para organizar comportamientos y programas

Las carpetas le permiten estructurar el plan de tratamiento del cliente agrupando comportamientos y programas en dominios o subdominios. Esto facilita mantener el perfil organizado y simplifica la navegación a medida que el plan de tratamiento se amplía.

Para conocer cómo crear carpetas y organizar programas dentro del perfil del cliente, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo utilizar el sistema de carpetas para skills y behaviors (para analistas)

• Cómo agregar o editar intervenciones del cliente

Dentro del perfil del cliente, puede modificar o agregar las intervenciones utilizadas durante el tratamiento. Cada vez que se crea un nuevo cliente, el sistema asigna automáticamente la lista de intervenciones predefinidas a nivel de agencia. Sin embargo, esta lista puede ajustarse según el plan de tratamiento individual, ya sea agregando nuevas intervenciones o editando las existentes.

Adicionalmente, puede vincular intervenciones a comportamientos específicos, lo que permite que las notas de sesión sean más precisas y garantiza que los RBTs y analistas documenten correctamente las intervenciones aplicadas durante la prestación del servicio.

Mantener esta información actualizada asegura que todos los proveedores sigan el plan de intervención adecuado para el cliente.

Para conocer cómo agregar o editar intervenciones dentro del perfil del cliente, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo agregar intervenciones para un cliente y vincularlas a un comportamiento específico (para analistas)

• Cómo agregar o editar competencias de cuidadores y RBTs

Los analistas pueden documentar y actualizar las competencias de cuidadores y RBTs como parte del proceso continuo de entrenamiento y supervisión. Estas competencias permiten dar seguimiento a las habilidades adquiridas, identificar áreas de mejora y respaldar el cumplimiento de los estándares de la agencia.

De manera predeterminada, los objetivos de competencias para cuidadores y RBTs son generales y aplican a toda la agencia. No obstante, esta información puede modificarse para que las competencias sean específicas para el cliente y estén alineadas con las necesidades particulares del caso. Esto permite personalizar las expectativas y prioridades de entrenamiento conforme al plan de tratamiento individual y los requerimientos de la familia.

Para conocer cómo agregar competencias de cuidadores dentro del sistema, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo agregar nuevas competencias para la evaluación del caregiver (para analistas)

Para agregar nuevas Competencias para los RBTs, puedes seguir estos pasos:

📃Cómo agregar nuevas competencias para la evaluación del RBT (para analistas)

7. Reportes en el sistema

El sistema ofrece una amplia variedad de herramientas de reportes diseñadas para respaldar la supervisión clínica, la documentación y el cumplimiento normativo. Como analista, puede utilizar estos reportes para completar documentación mensual, revisar evaluaciones, dar seguimiento a horas de supervisión, monitorear la actividad de los casos y gestionar formularios o credenciales requeridas.

Estas funcionalidades optimizan su flujo de trabajo, garantizan reportes precisos y permiten mantener toda la información esencial organizada en un solo lugar.

• Cómo utilizar los Reportes Mensuales (Monthly report)

Los Monthly Reports le permiten revisar y documentar las actividades clínicas clave de cada cliente o caso. Estos reportes se generan automáticamente cada mes y ayudan a los analistas a mantenerse organizados, dar seguimiento al progreso mensual y asegurar que la documentación requerida se complete oportunamente.

Para conocer cómo completar sus Monthly Reports, puede consultar la siguiente guía:

📃Como completar un reporte mensual (para analistas)

• Cómo utilizar eficazmente la herramienta de Assessments

La Assessment Tool le permite crear y actualizar evaluaciones para sus clientes, organizar hallazgos clínicos y respaldar la planificación del tratamiento. A través de esta herramienta, puede estructurar evaluaciones de manera sistemática, dar seguimiento al progreso y gestionar los resultados dentro del sistema.

Su uso adecuado facilita una documentación clínica organizada, coherente y alineada con los objetivos del plan de tratamiento.

📃Cómo utilizar la herramienta de Assessments

• Cómo utilizar los Supervision Monitoring Logs

Los Supervision Monitoring Logs se generan automáticamente cada mes y resumen las horas de supervisión proporcionadas a los RBTs, BCaBAs y a cada caso. Esta herramienta le permite verificar el cumplimiento de los requisitos de supervisión, mantener conformidad normativa y preparar documentación para auditorías o revisiones internas.

En esta sección encontrará guías sobre cómo trabajar tanto con los registros de supervisión de RBT/BCaBA, como con los registros de supervisión por caso.

1. RBT/BCaBA Supervision Logs

📃Cómo funciona el Supervision Monitoring Log (para terapeutas)

2. Case Supervision Log

📃Cómo gestionar los registros de monitoreo de supervisión de casos (para analistas)

• Cómo crear reportes de incidentes

Si su agencia permite el uso de reportes de incidentes, puede crear uno dentro del sistema para documentar y registrar cualquier incidente ocurrido durante una sesión. Esto garantiza una notificación adecuada y una comunicación conforme a las políticas establecidas por la agencia.

Para conocer el procedimiento sobre cómo crear un reporte de incidente, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo gestionar los reportes de incidentes y firmar los discharge forms (para terapeutas)

• Qué otros reportes proporciona el sistema

El sistema también cuenta con una serie de reportes disponibles que pueden resultarte útiles:

📃Cómo acceder y exportar reportes en ABA Matrix (para staff administrativo)

• Cómo subir tus propios documentos y certificaciones al sistema

Si su agencia permite que los analistas carguen sus propios documentos profesionales —como licencias, certificaciones, CEUs o formularios de entrenamiento requeridos— puede hacerlo directamente a través del sistema. Esto permite mantener sus credenciales actualizadas y disponibles para revisión por parte de la agencia.

Para conocer cómo cargar sus documentos y certificaciones, puede consultar la siguiente guía:

📃Cómo cargar documentos en los perfiles de usuario (para RBTs y analistas)

8. Bibliotecas Personalizables para Comportamientos y Programas

En el sistema tienes acceso a bibliotecas preelaboradas, y también puedes crear tus propias bibliotecas para adaptarlas a necesidades y flujos de trabajo específicos. Con esta función, los analistas pueden mejorar la productividad, lo que finalmente conduce a una toma de decisiones más informada.

📃Cómo usar las bibliotecas de comportamientos y programas (para analistas)

9. Payroll

Cada empleado tiene acceso a su historial de pagos, solo tiene que seguir estos pasos:

📃Cómo verificar mis Pay Records (para terapeutas)

Si presenta algún inconveniente o tiene preguntas adicionales, puede comunicarse con nuestro equipo de soporte a través del sistema de tickets. Con gusto le brindaremos la ayuda necesaria.

📞 Línea de Atención al Cliente: +1 (888) 383-4630

📧 Correo electrónico: support@abamatrix.com