Cómo pagar Evaluaciones y Reevaluaciones usando una Tarifa Plana
Esta guía es esencial para quienes gestionan evaluaciones y reevaluaciones, ya que explica cómo habilitar y configurar pagos de tarifa plana para analistas. Proporciona pasos claros para asegurar que los analistas reciban la compensación adecuada y cómo gestionar la nómina de manera eficiente. Además, destaca la importancia de verificar la asignación de analistas antes de procesar pagos, evitando errores que podrían afectar la facturación. Con esta guía, optimizarás el proceso de pago y mejorarás la gestión financiera de tu equipo.
De forma predeterminada, los pagos de tarifa plana para evaluaciones y reevaluaciones no están habilitados. Las observaciones de evaluaciones y reevaluaciones se pagan individualmente por defecto. Si desea activar pagos por tarifa plana para evaluaciones y reevaluaciones, envíe una solicitud y nuestro equipo estará encantado de asistirle.
Configuración de Tarifa Plana en Perfiles de Analistas
1. Las tarifas planas para evaluaciones y reevaluaciones se configuran a nivel del perfil del analista.
- Ir al perfil del Analista.
- Abrir la sección Pay Rates (Tarifas de Pago).
2. Localice las opciones de tarifa plana:
- Assessment (Evaluación)
- Reassessment (Reevaluación)
3. Haga clic en “Click here to add Assessment Flat Rate” (Haga clic aquí para agregar la tarifa plana de Evaluación).
4. Ingrese el monto correspondiente de la tarifa plana, seleccione la fecha de inicio efectiva y haga clic en “SAVE” (Guardar).
5. Estas tarifas planas se utilizarán cuando se creen reportes de evaluaciones o reevaluaciones.
Asignación de Tarifa Plana para Reportes de Evaluación/Reevaluación
6. Cada vez que se crea un reporte de evaluación o reevaluación, el sistema asignará automáticamente la tarifa plana al analista líder del caso por defecto.
Para revisar esta información:
- Ir a la sección Assessment.
- Localizar el reporte.
- Hacer clic en los tres puntos (⋮) al lado derecho del reporte.
- Revisar el campo “Set to pay to” y confirmar que el analista correcto esté seleccionado.
7. Si la tarifa plana debe ser pagada a un analista diferente al analista líder predeterminado, puede actualizar la asignación directamente desde la sección de Assessment.
- Ir a la sección Assessment.
- Localizar el reporte que desea actualizar.
- Hacer clic en los tres puntos (⋮).
- Seleccionar Manage Analyst Pay (Gestionar Pago del Analista).
- Elegir el analista/proveedor correcto que debe recibir la tarifa plana.
- Guardar los cambios.
Siempre confirme que el proveedor correcto esté seleccionado antes de ejecutar la nómina.
Procesamiento de Nómina para Pagos con Tarifa Plana
Una vez que un reporte de evaluación o reevaluación está completado, se moverá automáticamente a Payroll (Nómina).
8. Estado del Reporte: Billed / Not Billed
Cada reporte se evalúa según el estado de facturación de todas las sesiones de observación vinculadas:
- Billed (Facturado): Todas las sesiones de observación asociadas al reporte están facturadas.
- Not Billed (No facturado): Una o más sesiones de observación aún están pendientes de facturación.
De forma predeterminada, el filtro “Only sessions transmitted to the insurance (Billed)” está activado. Esto significa que solo verá reportes donde todas las sesiones estén facturadas. Si un reporte tiene observaciones pendientes, solo aparecerá cuando desmarque este filtro.
9. La columna Paid by Insurance (Pagado por el Seguro) muestra el monto total pagado por todas las sesiones de observación vinculadas al reporte de evaluación o reevaluación.
10. Si un reporte aparece en Nómina sin una tarifa plana configurada para el analista asignado, no podrá incluirse en la nómina.
Verá una notificación de “Set pay rate” (Configurar tarifa de pago) hasta que la tarifa plana del analista sea configurada.
11. Una vez que se ejecuta la nómina, todos los reportes de evaluación y reevaluación incluidos aparecerán en el documento de nómina con sus montos de tarifa plana correspondientes aplicados al analista asignado.
12. Después de que la nómina se procesa, los terapeutas también verán el reporte completado de evaluación o reevaluación reflejado en sus facturas.
- Las tarifas planas se configuran en Perfil del Analista → Pay Rates.
- Los reportes pagan por defecto al analista líder, pero esto puede cambiarse por reporte.
- Siempre verifique el analista asignado antes de ejecutar la nómina.