Mejoras de Quality Assurance: AI Audits & Guidelines (Para personal administrativo)

Esta guía muestra cómo las auditorías impulsadas por IA pueden ayudarle a optimizar la revisión de documentación para que los equipos puedan identificar problemas con mayor anticipación, reducir el trabajo manual y garantizar el cumplimiento clínico y de facturación. Explica cómo configurar guidelines personalizables (incluyendo plantillas predefinidas y tags), ejecutar auditorías antes de enviar las notas, y revisar resultados detallados de aprobación/fallo con explicaciones de IA.

El módulo Quality Assurance ha sido mejorado con capacidades de auditoría impulsadas por IA.

Ahora el módulo está dividido en tres secciones:

  • Revision:

    Permite revisar, aprobar, rechazar y administrar notas de sesión.

  • Guidelines:

    Permite crear y administrar las reglas de auditoría utilizadas para evaluar automáticamente las notas de sesión.

  • AI Audits:

    Permite revisar los resultados de las auditorías, incluyendo las guías aprobadas y fallidas para cada visita.

1. Guidelines

1. El proceso de AI Audit comienza con la configuración de Guidelines. Para acceder a esta sección, navegue a: Quality Assurance > Guidelines

Esta página permite a los administradores definir las guidelines que la IA utiliza para revisar las notas de sesión. Estas reglas de auditoría personalizables especifican qué debe incluirse en una nota y ayudan a evaluar el cumplimiento, la calidad de documentación y los requisitos clínicos.

2. Cada guideline puede ser asignada a:

  • Servicios y ubicaciones
  • Clientes y proveedores
  • Planes de seguro

Esto permite que las organizaciones apliquen diferentes requisitos de auditoría basados en necesidades operativas, clínicas o específicas del pagador.

ABA Matrix incluye una biblioteca de guidelines predefinidas que cubren requisitos comunes de documentación y cumplimiento. Algunos ejemplos incluyen:

  • Consistency of Documentation:

    Garantiza que la información documentada durante toda la nota sea precisa y no contenga detalles contradictorios. Por ejemplo, si el Place of Service está documentado como Home, la nota no debería mencionar que un maestro estuvo presente durante la sesión.

  • Protocol Coverage:

    Verifica que los objetivos, programas y comportamientos maladaptativos trabajados durante la sesión estén alineados con el protocolo activo de tratamiento del cliente.

  • Billable Service Documentation:

    Identifica documentación que pueda indicar que actividades no facturables ocurrieron durante horas facturables de tratamiento, como dormir, comer, descansos o tiempo inactivo.

  • Intervention Documentation:

    Verifica que las intervenciones utilizadas durante la sesión y sus resultados estén claramente documentados.

  • Medical Necessity and Clinical Alignment:

    Verifica que la nota de sesión sea consistente con la información de antecedentes del cliente y los criterios de necesidad médica establecidos en el plan de tratamiento.

3. Si existen guidelines que su organización no desea utilizar, estas pueden simplemente ser archivadas.

Para archivar una guideline:

  • Haga clic en el menú de tres puntos ubicado al lado derecho de la guideline.
  • Seleccione Archive.

Si desea ver guidelines archivadas, utilice el filtro para mostrar los elementos archivados.

Las guidelines archivadas serán excluidas de futuras AI Audits, pero permanecerán disponibles si decide restaurarlas más adelante.

1.1 Organizar Guidelines con Tags

4. Los tags ayudan a organizar grandes cantidades de guidelines. Esto facilita agrupar, filtrar y administrar grandes colecciones de reglas de auditoría.

Para crear o administrar tags: Haga clic en Manage Tags y se abrirá una ventana mostrando todos los tags existentes.

5. Para crear un nuevo tag:

  1. Haga clic en + Add Tag en la esquina superior derecha.
  2. Ingrese el Name del tag, una Description opcional y seleccione un Color.
  3. Guarde el tag para que esté disponible para utilizarse.

6. Puede editar o eliminar un tag en cualquier momento seleccionando el icono correspondiente de Edit (lápiz) o Delete (papelera) al lado del tag.

7. Aplicar Tags a Guidelines:

  • Haga clic en el icono + al lado de la guideline y aparecerá una lista de tags disponibles.
  • Seleccione el/los tag(s) que desea aplicar.
  • Haga clic en Apply selected tags.

Los tags seleccionados quedarán asociados con la guideline, facilitando la organización y filtrado de estándares de documentación relacionados.

2. AI Audits

8. Para utilizar Auditorías de Notas con IA, vaya a Agencia > Configuración > Control de Calidad y active la configuración Enable the AI Audit feature.

También puede requerir que los terapeutas ejecuten una Auditoría con IA manual antes de enviar sus notas de sesión activando la configuración Require running AI Audit before visit submission. Esto ayuda a identificar y corregir problemas de documentación antes de que la nota sea enviada.

Los AI Note Audits están diseñados para apoyar, no reemplazar, el criterio clínico. Ayudan a los equipos a identificar posibles problemas de documentación con mayor anticipación, ahorrar tiempo durante el proceso de revisión y obtener una mayor visibilidad sobre la calidad y cumplimiento de la documentación.

Los resultados de la auditoría deben ser revisados y validados por personal clínico y administrativo calificado antes de tomar decisiones finales, ya que los resultados generados por IA pueden contener errores.

2.1 Flujo de Trabajo de AI Audits

9. Una vez que los terapeutas terminan de escribir su nota de sesión, pueden ejecutar manualmente un AI Audit antes de enviarla.

Esto les permite verificar que la nota cumple con los estándares de documentación de la organización e identificar cualquier problema antes de que llegue al proceso de revisión.

10. La IA analiza la sesión dentro del contexto del cliente, incluyendo:

  • Treatment Plan
  • Medical Necessity y Background Information
  • Comportamientos activos, reemplazos, habilidades e intervenciones

11. Los terapeutas pueden revisar los resultados del AI Audit antes de enviar la nota. Esto les permite:

  • Identificar problemas de documentación antes del envío.
  • Corregir información faltante o inconsistente.

En lugar de descubrir problemas de documentación durante la revisión de Quality Assurance, los terapeutas pueden resolverlos en tiempo real.

12. Los analistas y administradores pueden acceder a los resultados de AI Audit mediante las funciones de Revision y Quality Assurance, respectivamente.

Pueden ver rápidamente si una nota aprobó o falló el AI Audit antes de abrirla para revisión.

13. Los revisores tienen acceso a los AI Visit Audit Details, donde pueden ver si cada guideline pasó o falló y revisar la explicación generada por IA para cada resultado.

Este flujo de trabajo ayuda a los revisores a tomar decisiones más rápidas e informadas mientras mantienen el control completo sobre el proceso final de aprobación.

Consulte la sección Revision para más información.

2.2 Página de AI Audits

14. La página de AI Audits proporciona una vista completa de la actividad de auditoría dentro de la organización.

15. Para cada visita, puede ver inmediatamente cuántas guidelines fueron aprobadas y cuántas fallaron.

Esto proporciona a supervisores y administradores visibilidad inmediata sobre la calidad de la documentación.

16. Puede utilizar los filtros disponibles para localizar rápidamente los resultados de auditoría por: Cliente, Proveedor, Procedimiento, Resultado de auditoría, Guideline, Guideline tag, Estado de auditoría manual, o Rango de fecha

Una vez localizada la auditoría deseada, seleccione la visita para revisar los resultados detallados de la auditoría.

2.3 Detalles de la visita en AI Audit

17. Seleccione cualquier visita para abrir la ventana de Visit Audit Details.

18. Para cada guideline, los revisores pueden visualizar: El resultado de la auditoría, la guía evaluada y la explicación de la IA y el razonamiento utilizado.

19. Desde esta página, los revisores también pueden rechazar la nota de sesión directamente si la documentación no cumple con los estándares requeridos.

3. Página de Revision

Aunque los AI Note Audits no están diseñados para reemplazar el criterio clínico, ayudan a los equipos a ahorrar tiempo, identificar posibles problemas de documentación con mayor anticipación y obtener mayor visibilidad sobre la calidad y cumplimiento de la documentación.

20. La sección de Revision está completamente integrada con AI Audits.

21. A simple vista, los revisores pueden identificar inmediatamente el resultado del AI Audit para cada visita, ya sea que la sesión haya Passed o Failed la auditoría automática.

Esto permite que los revisores puedan priorizar rápidamente las notas que requieren atención adicional.

22. Utilice la opción Filter para localizar rápidamente las notas que desea revisar. Puede filtrar por: Cliente, Proveedor, Rango de fecha, Tipo de servicio, Código de procedimiento, Resultado de auditoría, Estado,entre otros.

Estos filtros facilitan encontrar visitas específicas, revisar auditorías fallidas o enfocarse en notas que requieren alguna acción.

23. Al seleccionar una visita, se abrirá la ventana de Revision, donde los revisores tendrán acceso a los AI Visit Audit Details.Para cada guideline evaluada durante la auditoría, podrán:

  • Ver si la guideline pasó o falló.
  • Revisar la explicación generada por IA para el resultado.

24. El AI Audit está diseñado para apoyar -no reemplazar- , el criterio clínico. Proporciona contexto adicional para ayudar a los revisores a tomar decisiones informadas mientras mantienen control completo sobre el proceso final de aprobación. Basándose en su revisión, pueden:

  • Reject: Rechazar la nota y devolverla al terapeuta para corrección.
  • Approve: Aprobar la nota de sesión si cumple con los estándares de documentación de la organización.

3.1 Validar resultados de AI Audit

25. Para mejorar continuamente la precisión de los AI Note Audits, los revisores pueden validar la evaluación realizada por la IA para cada guideline.

26. Después de revisar los AI Visit Audit Details, los revisores pueden indicar si la IA evaluó correctamente la guideline seleccionando: Yes o No.

Por ejemplo, si la IA marcó una guideline como Failed y el revisor está de acuerdo con ese resultado, puede seleccionar Yes. Si el revisor considera que la evaluación realizada por la IA es incorrecta, puede seleccionar No.

Esta validación proporciona retroalimentación valiosa que ayuda a mejorar el proceso de revisión de IA con el tiempo, aumentando la precisión y confiabilidad de futuras auditorías.