Cómo usar ABA Matrix EVV: Clock In, Clock Out y verificar tu ubicación (para terapeutas)

Esta guía proporciona instrucciones paso a paso sobre cómo utilizar la aplicación ABA Matrix EVV. Cubre cómo acceder a la página de programación, iniciar y completar visitas, agregar comentarios, crear, editar y eliminar visitas, y agregar sesiones relacionadas. La guía también incluye consejos como asegurarse de que el dispositivo no esté en modo avión, abrir la aplicación antes de ir a terapia y configurar el dispositivo para usar la hora automática.

1. Antes de iniciar una visita

1. Una vez que accedas a la aplicación, llegarás a la página de Schedule (Programación). Desde esta página puedes acceder a todas tus citas programadas. Cada visita aparece como una tarjeta de sesión, diseñada para darte una vista rápida de los detalles más importantes, incluyendo el estado de la sesión (por ejemplo, In Progress, Completed), nombre del cliente, tipo de servicio y código, horario de la sesión, estado de firma tanto del cuidador como del proveedor, la etiqueta de Offline Ready y el estado EVV.

Estado EVV:

• EVV listo para iniciar: Cuando la sesión está lista para comenzar, verás la opción de reproducir para hacer clock in y clock out.
• EVV finalizado: Una vez que el EVV ha terminado y has hecho clock out, verás dos marcas de verificación.

2. Desde la tarjeta de sesión, puedes acceder a la herramienta de sesión y abrir EVV Info para revisar detalles importantes antes de comenzar la sesión.

3. En EVV Info, puedes ver:

• Estado EVV
• Nombre del cliente
• Detalles de ubicación de inicio y fin, incluyendo:
  • Dirección programada de inicio/fin
  • Hora programada de inicio/fin
  • Hora real de inicio/fin
  • Hora de inicio/fin para facturación
  • Diferencia de ubicación en millas (si aplica)
• Mapa que muestra la ubicación programada vs. la real

4. La dirección de inicio programada es interactiva. Si la seleccionas, se abrirá en la aplicación de mapas de tu dispositivo, permitiéndote navegar fácilmente hacia la ubicación de la sesión.

2. Iniciar una visita (Clock In)

5. 5. Cuando estés listo para comenzar:

• Presiona el botón Play (Start) desde la tarjeta de sesión

6. La primera vez que realices esta acción, el sistema solicitará acceso a la ubicación de tu dispositivo. Debes seleccionar “Permitir mientras se usa la aplicación” (Allow while using the app) para continuar. Este permiso es necesario para que el sistema registre tus coordenadas GPS. Solo necesitas permitirlo una vez.

7. Una vez otorgado el permiso:

• Aparecerá un mapa mostrando tu ubicación actual (rojo)
• También verás la ubicación programada de la sesión (azul)
• Puedes actualizar el mapa si es necesario

Utiliza este mapa para confirmar que estás en la ubicación correcta antes de iniciar la sesión.

8. Desde el ícono de información (i) junto a la ubicación, puedes confirmar la dirección programada.

9. Una vez que verifiques tu ubicación, presiona Start para comenzar la sesión.

10. Note, si estás lejos del lugar programado de terapia, la aplicación te mostrará una advertencia antes de iniciar o finalizar la sesión.

3. Mientras la sesión está en progreso

11. Después de iniciar la sesión, verás la pantalla activa de EVV, que incluye:

• La ubicación
• El rango de tiempo programado de la sesión
• Un temporizador en vivo
• Una barra de progreso, indicando cuánto ha avanzado la sesión basado en el tiempo agendado.

12. Si la sesión se extiende más allá de la hora de finalización programada, la barra de progreso se volverá roja y verá el porcentaje por encima del tiempo programado, indicando que la sesión se ha extendido más de lo planeado.

13. Puedes expandir o contraer el mapa según tu preferencia.

14. Mientras EVV está activo, la pestaña EVV mostrará un punto rojo; esto indica que la sesión sigue en progreso incluso si navegas a otras secciones como data collection o provider signature.

4. Finalizar una visita (Clock Out)

15. Cuando la sesión haya terminado: presiona el botón Stop.

Después de presionar Stop:

• El sistema realizará el clock out.

16. La sesión de EVV estará completada.

17. Una vez que el EVV finaliza, la pestaña EVV mostrará un ícono de doble check. Esto te permitirá identificar fácilmente que el EVV ha sido finalizado, si navegas a otras secciones de la sesión, como data collection o provider signature.

18. La tarjeta de sesión también mostrará el ícono de doble check, permitiéndote identificar rápidamente desde la vista principal que el EVV de la sesión fue completado, sin necesidad de abrir la misma.

5. Comentarios EVV

19. Después de finalizar la visita, puedes agregar comentarios EVV, para adicionar contexto de la sesión Para añadir comentarios:

• Selecciona la tarjeta de sesión para abrir las herramientas de sesión.
• Selecciona EVV Comments

20. Serás llevado a una página donde puedes entrar tus comentarios y guardar los cambios. Estos comentarios son visibles para los administradores y pueden ser utilizados para el proceso de revisión, cumplimiento y documentación.

Uso previsto de ABA Matrix EVV