Similarity check (para miembros de administración)

Para mantener la integridad del trabajo y evitar similitudes entre notas, puede utilizar la función de verificación de similitud dentro de la nota. Esta función puede ayudarlo a garantizar que las notas de la sesión sean únicas y reflejen la atención individualizada que sus clientes merecen. En esta guía, le explicaremos cómo utilizar la función de verificación de similitud al máximo.

1. Activar la configuración de comprobación de similitud

1. Para activar estas funciones, puedes seguir estos pasos:

• Ir a Agency settings
• Ir a Daily Log

Tendrás 3 settings relacionados con la comprobación de similitud:

1.1. Porcentaje de comprobación de similitud

2. Esta configuración permite a las agencias definir un umbral de porcentaje específico para determinar el nivel aceptable de similitud entre las notas de sesión. Cuando se configura un porcentaje más alto para la comprobación de similitud, significa que el software marcará cualquier par de notas de sesión con un porcentaje de similitud igual o mayor que el umbral especificado. Por ejemplo, si se establece el umbral en 90 %, se marcarán las notas con una similitud del 90 % o superior.

1.2. Comprobación de similitud del progreso en la sesión de terapia conductual

3. Si habilita esta configuración, los terapeutas tendrán la opción de verificar manualmente la similitud de la nota de la sesión en la que están trabajando actualmente. Esta verificación se realiza a su discreción, ya que tendrán acceso a una herramienta que les permitirá iniciar la verificación de similitud.

1.3. Verificar la similitud del progreso de la sesión de tratamiento de conducta en Submit

4. Si habilita esta configuración, cada vez que los terapeutas intenten enviar la nota, el sistema comprobará automáticamente la similitud de acuerdo con el umbral de porcentaje. Si la nota de la sesión no cumple con los criterios de similitud establecidos por la agencia, el sistema evitará que el terapeuta envíe la nota hasta que se resuelvan los problemas y la nota pase la verificación de similitud. Esta configuración ayuda a las agencias a mantener el control de calidad y garantiza que todas las notas de la sesión cumplan con los estándares específicos de la agencia en cuanto a su singularidad.

2. Informe de similitud

2.1. Ir al Informe de similitud

5. Vaya al Informe de similitud desde una cuenta de personal para que pueda ver todas las notas de la agencia que presentan problemas de similitud:

2.2. Lista de notas con problemas de similitud

6. Verás una lista con todas las notas que tienen problemas de similitud, especificando terapeuta, cliente, fecha y hora de cada nota.

2.3. Notas en conflicto

7. A la derecha de cada nota de la lista podrás ver aquellas que están involucradas en el conflicto de similitud:

2.4. Informe

8. También puedes exportar este informe:

2.5. Ajustar el porcentaje de similitud

9. Puede ajustar el porcentaje mínimo de similitud (90 % por defecto) a partir del cual dos notas se considerarán "similares". Para ajustar el porcentaje mínimo de similitud, puede utilizar el setting "Similarity Check Percentage" ubicado en la pestaña Daily Log tab de los Agency Settings:

3. Cómo acceder a la función de verificación de similitud en las notas

3.1. Seleccione una nota de sesión

10. Seleccione la nota de sesión cuya similitud desea verificar.

3.2. Navegar a la sección Today's Progress:

11. En la sección Today's Progress tendrás acceso a:

1. Estado de la comprobación de similitud:

Aquí puedes monitorear el estado de la comprobación de similitud de las notas

12. - Not checked: Este estado indica que aún no se ha realizado un escaneo de similitud en la nota.

13. - Passed: Cuando una nota ha pasado el análisis de similitud, indica que no existen semejanzas notables con ninguna otra nota según el umbral porcentual de similitud establecido por la agencia.

14. - Failed: Cuando el análisis de similitudes haya identificado similitudes sustanciales entre esta nota y una o más notas de otras sesiones. Estas similitudes hayan superado el umbral porcentual establecido por la agencia para la similitud aceptable.

15. 2. Similarity scan:

• Esta herramienta permite iniciar una comprobación de similitud para la nota:

3.3. Revisar y corregir similitudes en el progreso

16. Después de iniciar la comprobación de similitudes, el software generará un informe que resaltará las similitudes encontradas en esa nota de sesión con todas las notas que comparten similitudes. Para cada nota, este informe incluirá:

• Current progress:

Esto representa el progreso de la nota de la sesión que está verificando en busca de similitud.

• Previous progress:

Esto corresponde al progreso de las notas identificadas como fuentes de similitud.

• Comparison between the current and previous progress:

Aquí encontrará el texto resaltado que revela las secciones de texto con similitudes.

• Resaltado rojo: marca las secciones de texto con contenido similar, lo que facilita la identificación de áreas de superposición.
• Resaltado verde: resalta las áreas donde el contenido difiere entre las dos notas, lo que le permite identificar las distinciones.

3.4. Abordar los problemas de similitud

17. Si el informe de similitudes revela similitudes preocupantes, esto es lo que puede hacer:

• Revisión

Examine atentamente el texto resaltado para identificar áreas de preocupación y determinar las modificaciones necesarias.

• Editar la sección "Current progress"

Realice las modificaciones necesarias en la sección "Progreso actual" para garantizar que el contenido sea único y preciso. Estos cambios actualizarán instantáneamente la sección "Comparación entre el actual y el anterior".

• Check for similarities

Continúe verificando las similitudes hasta que la nota alcance el umbral de porcentaje especificado por la agencia para una similitud aceptable.

18. - Problemas de similitud persistentes

Si la nota aún presenta problemas de similitud a pesar de los cambios, el estado "Failed" permanecerá vigente hasta que cumpla las condiciones necesarias.

19. - Nota aprobada exitosamente

Una vez que la nota satisface los criterios de verificación de similitud, mostrará una etiqueta de "Passed".

4. Buenas prácticas para utilizar la función de verificación de similitud

20. - Realice comprobaciones periódicas: Convierta en una rutina el uso de la función de comprobación de similitudes para cada nota de sesión.

• Eduque a su equipo: Asegúrese de que todos comprendan la importancia de las comprobaciones de similitudes y cómo usar la función de manera eficaz.