Cómo gestionar las autorizaciones en ABA Matrix (Para personal administrativo)

Esta guía muestra cómo crear, editar y monitorear correctamente las autorizaciones en ABA Matrix para que pueda programar y facturar dentro de los límites establecidos por el payer. Explica cómo ingresar los números de PA, unidades, fechas y autorizaciones provisionales; configurar o ajustar los límites de horas semanales; y utilizar Weekly Review para identificar si las horas programadas están por encima o por debajo de los límites establecidos.

1. Crear una nueva autorización

  1. Desde la sección Clients, busque y seleccione al cliente cuya autorización desea gestionar.

2. Vaya a Authorizations

Desde el perfil del cliente, seleccione Authorizations. Aquí podrá ver todas las autorizaciones asociadas al cliente.

Las autorizaciones que aparecen en rojo indican que están vencidas. ABA Matrix también se puede configurar para enviar notificaciones antes de que una autorización venza.

3. Haga clic en el botón + para crear una nueva autorización.

1.1 Ingrese la información de la autorización

4. Complete la información de la autorización:

  • PA Number: Ingrese el número de autorización/referencia proporcionado por el payer.
  • Procedure: Seleccione el procedimiento asociado con la autorización.
  • Units: Ingrese las unidades autorizadas.
    • Para una nueva autorización, normalmente será el número total de unidades aprobadas. Si está ingresando una autorización cuando el período de aprobación ya ha comenzado, ingrese las unidades disponibles correspondientes.
  • Start Date: Ingrese la fecha de inicio del período de autorización.
  • End Date: Ingrese la fecha de vencimiento del período de autorización.

5. - Set as Provisional: Utilice esta opción cuando la autorización haya sido aprobada o se espere su aprobación, pero aún no se haya recibido el número de autorización/referencia.

Esto permite ingresar las unidades aprobadas y los detalles de la autorización, y programar sesiones mientras se espera el número oficial de autorización. Sin embargo, las visitas no podrán facturarse hasta que se agregue el número de PA/referencia correspondiente a la autorización.

Para obtener más información sobre cómo gestionar las Provisional Approvals, consulte la siguiente guía: 📌 Cómo agregar Provisional Approvals

1.2 Complete la configuración de la autorización

6. Una vez completada la información de la autorización, tiene dos opciones:

  1. Save Authorization: Crea la autorización con la información ingresada. Seleccione esta opción si no necesita configurar un límite de horas semanales en este momento.
  2. Save & Set Weekly Limit: Crea la autorización con la información ingresada y lo lleva al paso de Weekly Limit, donde puede configurar el número máximo de horas permitidas por semana para ese cliente y procedimiento, según las horas aprobadas por el payer.

1.3 Configure el Weekly Limit

7. Si selecciona Save & Set Weekly Limit, ABA Matrix calculará un límite de horas semanales sugerido según las fechas de la autorización y el total de unidades autorizadas ingresadas. Revise el valor sugerido y:

  • Acepte el límite semanal sugerido si coincide con las horas semanales aprobadas, o
  • Ajuste Hours y Minutes según las horas semanales realmente aprobadas por el payer.

El límite semanal sugerido es un estimado y puede no coincidir exactamente con las horas semanales aprobadas por el payer o solicitadas en el plan de tratamiento. Siempre verifique el límite sugerido con la autorización o el plan de tratamiento antes de aplicarlo.

2. Editar una autorización existente

8. Desde la sección Authorizations del cliente, localice la autorización que desea modificar y seleccione la opción para editarla.

9. Puede actualizar la información de la autorización, como:

  • PA Number
  • Units
  • Dates
  • Otras configuraciones aplicables de la autorización

2.1 Actualice la información de la autorización

10. Después de realizar cambios en una autorización, tiene tres opciones según lo que necesite hacer a continuación:

  1. Save the Authorization: Guarde los cambios sin actualizar el límite semanal.
  2. Update the Weekly Limit: Guarde los cambios y ajuste el máximo de horas semanales si es necesario.
  3. Review Weekly Hours: Revise las horas programadas del cliente según el límite semanal configurado para cada semana dentro del período de autorización.

2.2 Actualice el Weekly Limit, si es necesario

11. Seleccione Save & Set Weekly Limit para guardar los cambios de la autorización y continuar al paso de Weekly Limit.

Desde aquí, puede revisar el límite semanal sugerido por el sistema y, si es necesario, ingresar los Hours y Minutes correspondientes según las horas semanales aprobadas por el payer.

2.3 Revise las horas semanales, si es necesario

12. Después de guardar la autorización, puede acceder a Weekly Review para comparar:

  • Maximum Hours: El máximo de horas permitidas según el límite semanal configurado.
  • Scheduled Hours: El total de horas actualmente programadas para el cliente y el procedimiento.
  • Difference: La diferencia entre el máximo de horas permitidas y las horas programadas para cada semana dentro del período de autorización.

3. Editar el Weekly Limit

13. También puede acceder directamente al Weekly Limit desde una autorización existente sin modificar el resto de la información de la autorización.

  • Abra la opción Weekly Limit de la autorización y el procedimiento correspondientes.

14. ABA Matrix calculará un límite semanal sugerido según las fechas de la autorización y el total de unidades autorizadas. Revise el valor sugerido y, si es necesario, ingrese los Hours y Minutes correspondientes según las horas semanales aprobadas por el payer.

3.1 Actualizar el Weekly Limit

15. Después de ingresar el límite semanal, tiene dos opciones:

  1. Apply Weekly Limit: Aplica el límite semanal y completa la actualización.
  2. Apply & Review Weekly Hours: Aplica el límite semanal y lo lleva directamente a Weekly Review, donde puede comparar el límite semanal configurado con las horas programadas del cliente.

3.2 Revisar las horas semanales

16. Después de guardar la autorización, puede acceder a Weekly Review para comparar Maximum Hours, Scheduled Hours y Difference del cliente para cada semana dentro del período de autorización.

4. Revisar las horas semanales

17. Puede acceder directamente a Weekly Review desde una autorización existente cuando desee revisar la utilización semanal sin modificar la autorización ni el Weekly Limit.

18. Weekly Review muestra el período de autorización semana por semana. Para cada semana, ABA Matrix muestra:

  • Week (Start Date / End Date): El rango de fechas de cada semana incluida dentro del período de autorización.
  • Maximum Hours: El máximo de horas permitidas para esa semana según el límite semanal configurado.
  • Scheduled Hours: El total de horas actualmente programadas para ese cliente y procedimiento durante la semana.
  • Difference: Las horas disponibles restantes o la cantidad de horas por las que la programación excede el límite semanal configurado.

Esto le permite comparar las horas programadas del cliente con el máximo de horas semanales configurado para el procedimiento e identificar rápidamente las semanas que podrían exceder el límite.

Las semanas que se muestran se basan en el Start Date y End Date de la autorización, por lo que solo se mostrarán las semanas incluidas dentro de ese período de autorización.

19. También puede descargar un reporte en Excel con la información de utilización semanal. El reporte incluye la información de cada semana dentro del período de autorización, lo que le permite guardar, compartir o revisar con más detalle Maximum Hours, Scheduled Hours y Difference para cada semana.

Puede gestionar cada parte de una autorización según lo que necesite actualizar:

  • Crear una autorización
    • Guardar la autorización seleccionando Save Authorization,
    • guardar la autorización y configurar el límite semanal.
  • Editar una autorización
    • Guardar los cambios realizados en la autorización,
    • actualizar el límite semanal si es necesario,
    • y revisar las horas semanales cuando sea necesario.
  • Editar el límite semanal
    • Aplicar el límite semanal, o
    • aplicar el límite y revisar las horas semanales.
  • Revisar las horas semanales
    • Revisar las horas máximas, horas programadas y la diferencia para cada semana dentro del período de autorización, y descargar la información en un reporte de Excel.